Sténographe ou
sténotypiste ou encore
dactylo. Lorsqu’on recherche un
prestataire pour rédiger des comptes rendus, on croise des termes qui évoquent les années 70. Les rassurants brushings et de jupes en tergal. Il n’en reste pas moins, qu’au moment de décrocher son téléphone, on aimerait en savoir un peu plus. Surtout avant de demander un devis.
Il était une fois, le sténographe…
En matière de
rédaction de procès-verbaux, il est commun de parler de «
sténographe ». Comme souvent cité dans les textes légaux. Pourtant, la
sténographie est une
écriture sibylline constituée de lignes, de courbe et de croches. Vous l’avez sûrement déjà vu sur le bureau d’une assistante de direction. Du moins, pour les plus anciens d’entre vous (je l’ai vu deux fois et je suis née en 1969 !). Il s’agit d’une
technique de
prise de notes basée sur des signes abrégés et codifiés. Son atout est d’être plus rapide que l’écriture conventionnelle. Les premières traces de sténographie remontent à l’antiquité. Mais c’est au cours du XIXe siècle que la pratique s’est professionnalisée. Plusieurs méthodes ont été mises au point. En France, il s’agit principalement des
méthodes Duployé (1860) et
Prévost-Delaunay (1878). À cette époque, les
techniques d’enregistrement n’étaient pas encore répandues. Or, il fallait être capable de fixer les discours et les débats sur l’instant.
Puis, vinrent les dactylos
Parce qu’elle est illisible par les non-initiés, la
sténographie nécessitait d’
être retranscrite. Ainsi, le sténographe transmettait ses notes à un
dactylographe. Celui-ci les interprétait et les dactylographiait, c’est-à-dire qu’il les retranscrivait à l’aide d’une machine à écrire. S’il s’agissait de la même personne, nous parlions alors de «
sténo-dactylo ». Certaines entreprises possédaient des services entiers de dactylographie, appelés « pool dactylo ». On imagine très bien le cliquetis des claviers et les « zip-cring » des retours chariot.
Championnes !
La dactylographie s’inscrivant dans une quête de
rapidité, elle a très vite donné lieu à des
concours de vitesse. Source d’inspiration du film «
Populaire ». Aujourd’hui encore,
Intersteno, la fédération internationale de dactylographie, organise des
championnats tous les deux ans. Ils se déroulent dorénavant à l’aide d’ordinateur et par internet. Avant de vous y inscrire, vous pouvez tester votre vélocité sur le site
TAKI. Allez, je vous donne un conseil : avant de vous lancer, placez vos deux index sur les touches F et J (c’est un peu la position garde-à-vous du secrétaire) et votre annulaire sur la touche shift. Je dis cela et en même temps, je n’ai jamais dépassé les 260 caractères à la minute. Le
record du monde est détenu, à ce jour, par la
Tchèque Helena Matouskova et ses
821 caractères à la minute. La vitesse de frappe sur clavier est exprimée en caractères ou en mot/minute.
En français, la
moyenne des mots est de
5 caractères.
La sténotypie, jamais égalée
Et
sténotypiste, alors ? Car autant les sténodactylos sont en voie d’extinction, autant la sténotypie existe toujours… Dès le début du XXe siècle, sont apparus de
petits claviers convexes de 21 touches qui éditent les signes de la sténographie sur un rouleau de papier. Appelées
sténotypes, ces drôles de machines qui permettaient d’améliorer la vitesse de prise de notes sont toujours fabriquées (en France !) et encore utilisées. La
seule différence, c’est qu’elles
comprennent désormais un logiciel de retranscription ne nécessitant plus l’interprétation du rouleau de papier. Les
sténotypistes interviennent dans des
assemblées parlementaires ou lorsqu’une retranscription simultanée est nécessaire. Par exemple, dans le cadre du sous-titrage en direct d’une émission ou d’un discours. Au Québec, un sténotypiste peut exercer en tant qu’officier de justice. Si cette méthode n’a pas disparu, c’est qu’elle est la seule capable de
retranscrire la parole en temps réel. Le nombre de mots prononcés à la minute peut varier d’une personne à l’autre. Cependant, le débit moyen lors d’un débat se situe autour de 200 mots à la minute. Un professionnel de la frappe sur traitement texte saisira entre 50 et 70 mots à la minute. Un
sténotypiste expérimenté pourra en saisir jusqu’à 230. Et si les logiciels de transcription automatique font sans cesse des avancées, pour l’heure, ils génèrent encore beaucoup d’erreurs, notamment lorsqu’il y a plusieurs intervenants. Par conséquent, la sténotypie demeure la seule solution permettant de retranscrire du mot à mot en temps réel.
Pourquoi n’utilise-t-on pas de sténotypie en réunion de CSE ?
La
sténotypie est une méthode qui permet de
saisir une allocution in extenso en temps réel. Ce type de prestation requiert des compétences et du matériel spécifiques qui ont un coût. Or, la
restitution immédiate n’est
pas une nécessité pour les
secrétaires de CSE qui disposent de 15 jours pour remettre leur procès-verbal à la direction (sauf conditions particulières : art 2315-25 du Code du travail). Par ailleurs, si certains comités souhaitent des procès-verbaux in extenso, la plupart préfèrent des
comptes rendus plus synthétiques, expurgés des scories de l’oral et des digressions. Ce
travail de synthèse qui consiste à évaluer chaque information. Mais aussi à choisir les bons verbes pour restituer le ton des échanges, à gommer les tics de langage et les fautes liées à l’oral. Ce travail ne peut pas être réalisé dans l’instant.
Pour rédiger un procès-verbal de CSE, le plus pertinent est de faire appel à des rédacteurs de débats.
Chez
Exanote,
nos rédacteurs rédigent sur Word. En séance, ils prennent des notes et réalisent un enregistrement qui leur permettra de
finaliser le procès-verbal après la réunion. Il nous arrive également de travailler à distance, à partir des enregistrements que nos clients nous transfèrent à l’issue de leur réunion. Selon le niveau de synthèse attendu, une heure de débat peut prendre de 4 à 6 heures de travail. Ni
sténo, ni
dactylo, nous sommes tout simplement des
rédacteurs de débats.
