Notre Mission : transcrire vos réunions avec fidélité
La rédaction de comptes rendus nécessite du temps, de la rigueur et de la précision. Nos rédacteurs sont spécialisés dans la rédaction de comptes rendus et procès-verbaux. Leur niveau de formation ainsi que leur expérience leur permettent de s’adapter avec facilité aux différents secteurs d’activité et types d’instances. Ils savent trouver les mots justes pour rendre compte avec fidélité des débats et des interventions. Leur engagement trouve sa signature dans notre charte de neutralité et de confidentialité, deux valeurs fortes de notre société.
Nous mettons beaucoup de soin à délivrer des rédactions de qualité directement exploitables par nos clients. Aussi, tous nos comptes rendus font l’objet d’un contrôle qualité par un second rédacteur. N’hésitez pas à tester nos prestations.
Nos prestations de comptes rendus de réunion
Nos rédacteurs sont spécialisés selon leur expérience et leur formation initiale. Certains sont rompus aux instances représentatives du personnel, aux assemblées générales tandis que d’autres s’épanouissent dans le domaine des collectivités territoriales ou encore les congrès et colloques.
Seuls ceux qui ont déjà rédigé un procès-verbal de CSE savent combien la tâche est chronophage ! Confier la rédaction de vos comptes rendus d’IRP à un prestataire spécialisé, c’est vous dégager du temps pour les autres missions de votre mandat et alléger votre charge mentale : le procès-verbal est parfaitement rédigé et livré dans les délais imposés par le Code du travail.
Nos rédacteurs de débats interviennent dans de grandes entreprises et PME de tous domaines, que ce soit pour le secteur public ou privé pour rédiger les procès-verbaux d’assemblée générale, de conseils d’administration, de comités de direction, de comités exécutifs… Ils s’adaptent très rapidement aux sujets et vocabulaires de vos métiers. Précis, clairs, rédigés dans un style fluide, nos comptes rendus sont immédiatement diffusables à vos administrateurs, associés ou actionnaires.
Conserver la trace écrite des interventions qui ont fait la richesse de vos conférences, congrès ou colloques. Grâce à leur excellent niveau de culture générale, nos rédacteurs s’adaptent très vite à votre domaine. Ils assurent une retranscription fidèle et claire mettant en valeur les propos de chacun dans un français irréprochable. Mais aussi en anglais, espagnol, italien ou allemand. Nos graphistes peuvent également donner vie à vos documents et en faire un véritable support de communication, illustré et mis en page.
Quelle que soit la nature de vos réunions municipales et de collectivités territoriales, nos rédacteurs observent le strict respect de vos exigences et celles du Code des collectivités territoriales. Les débats, délibérations et votes sont retranscrits de façon claire, neutre et fidèle. De formation initiale en sciences politiques ou droit, nos rédacteurs s’adaptent à chaque dossier débattu afin d’en fournir une synthèse fidèle et compréhensible par tous.
Nos modes de rédaction pour vos comptes rendus
Nos rédacteurs de comptes rendus peuvent se déplacer dans vos locaux, partout en France, intervenir par visioconférence ou traiter vos enregistrements à distance, selon votre choix. Flexibles, nous pouvons également changer de formules d’une réunion à l’autre selon vos demandes, vous laissant ainsi une grande souplesse sur le plan logistique. Dans tous les cas, nous rédigerons vos procès-verbaux avec le plus grand soin et dans un français parfait.
A distance
Rapide et simple, une fois votre réunion terminée, il vous suffit de nous transmettre le fichier audio réalisé à l’aide d’un dictaphone en le déposant sur votre espace client. Quelques jours plus tard, vous recevrez le procès-verbal parfaitement rédigé. Il ne vous reste plus qu’à le relire et à le partager.
En séance
Partout en France et pour votre plus grand confort, notre équipe assiste à vos réunions. Elle assure l’enregistrement, la prise de notes et la rédaction du procès-verbal. Vous pouvez ainsi participer pleinement et sereinement à vos réunions.
Par visio conférence
Lorsque les réunions ont lieu par audio ou visioconférence, les rédacteurs Exanote procèdent à l’enregistrement et au filage à distance afin de rédiger les comptes rendus. Ils peuvent également rédiger un procès-verbal à partir de l’enregistrement réalisé directement depuis l’outil de visioconférence.
Sur mesure
Votre instance a des besoins qui lui sont propres ? Vous souhaitez que nous nous inscrivions dans la continuité ou au contraire que nous fassions évoluer vos procès-verbaux ou votre communication ? Notre équipe vous écoute et vous apporte une solution personnalisée et adaptée à vos besoins. N’hésitez pas à nous faire part de vos attentes.
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Nos modèles de comptes rendus
Notre large gamme de procès-verbaux vous permettra de trouver celui qui conviendra le mieux à votre instance en matière de niveau de synthèse et de mise en page. Vous pouvez choisir l’un de nos modèles ou au contraire nous transmettre le vôtre afin que vous nous nous inscrivions dans la continuité de façon transparente. Par ailleurs, nous adaptons nos prestations au gré de vos besoins. Ainsi, vous pouvez changer de format de procès-verbal d’une réunion à l’autre, ou nous demander de rédiger de façon plus ou moins détaillée certains points d’une même réunion.
La retranscription in extenso
La retranscription in extenso restitue le discours oral dans le strict respect des paroles prononcées. Les fautes de syntaxe, interjections, onomatopées et tics de langage sont gommés uniquement s’ils nuisent à la compréhension.
Document d’environ 18 pages par heure de réunion, rédigé au style direct.
Le compte rendu intégral
Le compte rendu intégral restitue l’intégralité des échanges débarrassés des marques d’hésitation, des interjections, des onomatopées, des répétitions et des fautes de syntaxe.
Document de 13 à 15 pages par heure de réunion, rédigé au style direct ou indirect.
Le compte rendu condensé
Le compte rendu condensé rend compte de toutes les interventions, celles-ci peuvent être reformulées dans un souci de concision. Il restitue le ton et ne sacrifie aucune information.
Document de 8 à 10 pages par heure de réunion, rédigé au style direct ou indirect.
Le compte rendu classique
Le compte rendu classique synthétise les propos de chacun pour n’en conserver que les informations à valeur par rapport au sujet traité. Les digressions hors sujet ou anecdotiques ne sont pas retranscrites.
Document de 6 à 7 pages par heure de réunion, rédigé au style direct ou indirect.
La synthèse classique
La synthèse classique se concentre sur les informations primordiales en lien direct avec le sujet. Le parti pris est de rendre compte des débats et des décisions dans un souci premier de rapidité de lecture.
Document de 4 pages par heure de réunion, rédigé généralement au style indirect.
La synthèse courte
La synthèse courte reprend uniquement les informations et décisions les plus pertinentes et permet d’informer dès la sortie de la réunion des principales décisions. Elle ne peut pas tenir lieu de procès-verbal.
Document de 2 à 3 pages par heure de réunion, rédigé au style indirect.
Nos délais de livraison
Vous définissez le délai de livraison de votre compte rendu selon vos besoins.
Nous ajustons nos délais de livraison à vos besoins :
- 5 à 10 jours ouvrés selon la durée de votre réunion.
- 72, 48 et 24 heures, ou le soir même, dans un contexte de demande expresse.
Exanote à vos côtés partout en France
Nos rédacteurs sont basés sur tout le territoire et peuvent se déplacer partout en France afin d’être au plus près de vos événements.
Vos PV en anglais, en allemand, en espagnol et en italien
Votre réunion revêt un caractère international ? Nos rédacteurs et traducteurs peuvent rédiger ou traduire votre compte rendu en anglais, en allemand, en espagnol ou en italien.
Nos clients parlent de nous : Résultats enquête satisfaction 2020
Régulièrement, nous interrogeons nos clients dont les remarques sont pour nous une source continue d’amélioration. En 2020, nous avons commandé une vaste enquête visant à évaluer la satisfaction de l’ensemble de nos clients. Nous sommes fiers d’en partager ici les résultats ainsi que les synthèses d’avis.
« Exanote fournit un service qui répond à la demande de ses clients, avec une équipe disponible, réactive et à l’écoute qui s’adapte constamment aux remarques et demandes. »
« La qualité rédactionnelle des documents rendus par Exanote a été jugée très satisfaisante et professionnelle par ses clients.»
« Les clients d’Exanote estiment que les rédacteurs sont aptes à bien comprendre et appréhender les sujets abordés en réunion.»
« Les délais de livraison de la société Exanote ont été jugés globalement très satisfaisants et toujours dans le respect des délais légaux de certaines instances.»
« Tous les clients interrogés estiment que la qualité de la prestation rendue est restée stable depuis le début de leur partenariat avec Exanote. Certains clients ont même jugé que la qualité de la prestation s’était améliorée avec le temps.»
« L’écoute que porte l’équipe d’Exanote à ses clients est un vrai point qui la démarque de ses concurrents. Nombreux clients ont fait part de la disponibilité et la rapidité dans la réponse qu’apportait la société à leur demande. Les clients ont apprécié le fait d’avoir une personne constamment en contact avec eux, qui connaît chaque profil de client et est toujours disponible.»
Questions fréquentes sur le compte rendu et le PV
Comment est calculé le coût d’un compte rendu de réunion ?
Le coût de rédaction d’un compte rendu dépend de plusieurs paramètres :
- la présence ou non du rédacteur en séance,
- la durée de la réunion,
- le délai de remise du document rédigé,
- le niveau de synthèse souhaité (cf. nos modèles de comptes rendus).
Le type de document peut faire varier de façon substantielle le coût : un compte rendu in extenso nécessite près de 5 à 6 heures de travail par heure de réunion, tandis qu’une synthèse ne nécessite que 2 ou 3 heures. Le temps de rédaction pour une réunion de 3 heures peut ainsi varier de 6 à 18 heures selon le type de document demandé. Et le temps de relecture par l’équipe qualité sera lui aussi plus ou moins long.
C’est donc l’ensemble de ces paramètres qui sont pris en compte lorsque nous établissons un devis et qui justifie les différences de tarification d’une prestation à l’autre.
Comment choisir entre une rédaction en séance ou à distance ?
Pour savoir si un rédacteur doit être présent en réunion, trois questions sont à se poser :
Le procès-verbal doit-il nommer chaque intervenant ?
Un rédacteur en séance notera « M. CHARLES sollicite des précisions sur le montant de l’intéressement » alors qu’à distance, il écrira « Un élu sollicite des précisions sur le montant de l’intéressement ». Cependant, si vous ne souhaitez pas qu’un rédacteur soit présent, mais que vous voulez quand même que chaque intervenant soit nommé, il suffit de réaliser un filage et nous l’adresser en même temps que votre enregistrement.
Un membre du CSE pourra-t-il se charger d’enregistrer les débats ?
Ou préférez-vous déléguer l’enregistrement à l’un de nos rédacteurs ?
Et évidemment, la dernière question est celle du budget.
Déplacer un rédacteur sur place est toujours plus onéreux que de travailler à distance.
Comment enregistrer une réunion ?
L’enregistrement d’une réunion est primordial pour la rédaction de son compte rendu, à condition toutefois que la qualité du fichier audio le rende exploitable. Pour cela, nous vous déconseillons d’utiliser votre téléphone portable. Mieux vaut recourir à un matériel adéquat de type dictaphone (mono ou stéréo) pour enregistrer une réunion professionnelle.
Par mesure de sécurité, équipez-vous de deux dictaphones que vous disposerez de façon stratégique dans la pièce. Jamais à proximité d’un projecteur, d’un ordinateur ou d’un téléphone portable.
Par ailleurs, les personnes qui ont tendance à manipuler des feuilles, taper sur leur ordinateur ou qui toussent à proximité du dictaphone génèrent des bruits parasites qui peuvent couvrir les conversations.
Enfin, il faut savoir que les parties adverses ont tendance à s’installer face à face dans une salle de réunion. L’idéal est donc de disposer un dictaphone proche de chacune. Une fois que vous avez placé les dictaphones, avertissez les personnes à proximité pour qu’elles ne soient pas tentées de les manipuler.
Lorsque la réunion est terminée, pensez à sauvegarder immédiatement le fichier audio.
Comment nous transmettre l’enregistrement d’une réunion ?
Par mesure de sécurité, mais aussi en raison du poids des fichiers audio, nous recommandons l’utilisation de notre plateforme accessible depuis le menu « Espace client ». Vous pourrez ainsi déposer vos fichiers sur un espace qui vous sera dédié, sécurisé et hébergé en France. N’hésitez pas à nous réclamer les modalités d’accès.