Charte d’engagement de neutralité et de confidentialité

Le respect de la neutralité et celui de la confidentialité sont deux valeurs incontournables de notre société. Tous nos collaborateurs quel que soit leur statut (associé, salarié, intérimaire, prestataire, etc.) s’engagent en signant notre charte.

Art. 1 – Clause de neutralité

Nous nous engageons à faire preuve d’une totale neutralité : 

  • En nous abstenant d’intervenir en réunion ou en commentant les propos des participants pendant et après les réunions,
  • En délivrant des documents impartiaux qui ne reflètent que les échanges des participants. D’aucune manière, nous ne faisons part de notre avis personnel.

Art. 2 – Confidentialité

La rédaction des procès-verbaux implique l’accès à des informations (échanges lors de réunions, documents, données, etc.) qui demeurent la propriété exclusive de nos clients. À quelque niveau que ce soit, nous sommes responsables de l’information mise à notre disposition. 

En conséquence, nous nous engageons à : 
  • Ne pas utiliser les informations de nos clients à d’autres fins que celles prévues dans le cadre de nos missions,
  • Ne divulguer d’aucune manière que ce soit, les informations de nos clients, qu’elles ont été lues ou entendues. Ceci tant dans le cadre professionnel que personnel et pendant une durée de 10 ans après avoir cessé toute collaboration avec notre client,
  • Mettre en œuvre tout ce qui est en notre pouvoir pour conserver aux informations leur caractère confidentiel, que l’information soit orale, au format papier ou au format numérique,
  • Ne pas consulter ou rédiger de documents relatifs à la réunion d’un client dans des lieux publics (train, métro, café, etc.),
  • Ne pas stocker de documents relatifs à la réunion d’un client sur une clé USB,
  • Protéger l’accès à nos ordinateurs (par l’usage d’un mot de passe) et les protéger de tous risques de vol.
Une fois le procès-verbal validé, nous nous engageons à : 
  • Détruire l’ensemble des documents numériques et papier (fichiers texte, enregistrements audio, etc.) concernant la réunion.  Aucune copie, numérique ou papier, n’est conservée,
  • Supprimer tous les documents concernant la réunion stockés dans des mails envoyés ou reçus,
  • Supprimer tous les enregistrements de réunion de tous les supports de stockage : ordinateur, dictaphone, cartes mémoires.

Enfin, nous nous engageons à signaler à nos clients dans les plus brefs délais tout événement ayant ou pouvant avoir une incidence sur la confidentialité de leurs données clients (perte ou violation ou tentative de violation du poste de travail, de ses fichiers ou données).

La présente charte ne concerne pas les informations :

  • que nous possédions avant leur communication par le client,
  • déjà tombées dans le domaine public au moment de leur communication,
  • communiquées par un tiers, sans restriction quant à l’usage ou au caractère confidentiel desdites informations.

 

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