Comptes rendus de conseil municipal et de collectivités territoriales

Procès-verbaux rédigés en séance ou à distance

Conseil municipal, conseil d’agglomérations, réunions de CCAS… quelle que soit la nature de vos réunions de municipalités et de collectivités territoriales, notre équipe de rédacteurs procède à la rédaction de vos procès-verbaux et comptes rendus dans le plus strict respect de vos exigences et celles du Code des collectivités territoriales. Leur expérience en la matière leur permet de retranscrire les débats, les décisions et les délibérations de façon fluide et claire. Leur parfaite maîtrise du français et des règles typographiques de l’imprimerie nationale confère à vos documents la qualité requise par votre instance. De formation initiale en sciences politiques ou droit, nos rédacteurs s’adaptent très rapidement à chaque dossier débattu afin d’en fournir une synthèse fidèle et compréhensible par tous.

Selon votre souhait, nous intervenons en séance, par visioconférence ou à distance à partir de l’enregistrement de votre réunion. Quelle que soit la formule retenue, le compte rendu de séance vous est remis quelques jours après votre réunion.

Notre prestation de rédaction de comptes rendus de conseil municipal
en 3 étapes :

01

Choisissez le mode de rédaction adapté à vos besoins

Rédaction à distance

Nos rédacteurs rédigent vos procès-verbaux  et comptes rendus de conseils municipaux à partir de vos fichiers audio. Pour cela, Exanote met à votre disposition un espace dédié et sécurisé sur lequel vous glissez votre enregistrement une fois la réunion terminée. Cet enregistrement peut être réalisé grâce à un simple dictaphone ou directement depuis une application de visioconférence.

Rédaction en séance

Partout en France, nos rédacteurs assistent aux conseils municipaux, aux réunions de CCAS, aux comités d’agglomération… C’est la prestation la plus confortable pour le secrétaire de séance ou le secrétaire de mairie, car le rédacteur prend tout en charge : l’enregistrement, la récupération de l’ordre du jour, de la feuille de présence, etc. C’est aussi la solution idéale si vous souhaitez que les conseillers et intervenants ayant pris la parole soient nommés.

Par visioconférence

Nos rédacteurs se connectent aux visioconférences et procèdent à l’enregistrement et la prise de notes à distance pour rédiger vos comptes rendus de conseils et comités. Ils peuvent ainsi repérer chaque intervenant et les nommer dans le procès-verbal de séance. Ils vous rendent un compte rendu complet comme s’ils avaient été présents en séance.

02

Choisissez votre modèle de compte rendu de conseil municipal et de collectivités territoriales

La retranscription in extenso

La retranscription in extenso restitue le discours oral dans le strict respect des paroles prononcées. Les fautes de syntaxe, interjections, onomatopées et tics de langage sont gommés uniquement s’ils nuisent à la compréhension.

Document d’environ 18 pages par heure de réunion, rédigé au style direct.

Le compte rendu intégral

Le compte rendu intégral restitue l’intégralité des échanges débarrassés des marques d’hésitation, des interjections, des onomatopées, des répétitions et des fautes de syntaxe.

Document d’environ 13 pages par heure de réunion, rédigé au style direct.

Le compte rendu condensé

Le compte rendu condensé rend compte de toutes les interventions, celles-ci peuvent être reformulées dans un souci de concision. Il restitue le ton et ne sacrifie aucune information.

Document d’environ 10 pages par heure de réunion, rédigé au style direct ou indirect.

Le compte rendu classique

Le compte rendu classique synthétise les propos de chacun pour n’en conserver que les informations à valeur par rapport au sujet traité. Les digressions hors sujet ou anecdotiques ne sont pas retranscrites.

Document d’environ 6 pages par heure de réunion, rédigé au style direct ou indirect.

La synthèse classique

La synthèse classique se concentre sur les informations primordiales en lien direct avec le sujet. Le parti pris est de rendre compte des débats et des décisions dans un souci premier de rapidité de lecture.

Document d’environ 3 pages par heure de réunion, rédigé généralement au style indirect.

La synthèse courte

La synthèse courte reprend uniquement les informations et décisions les plus pertinentes et permet d’informer dès la sortie de la réunion. Elle ne peut pas tenir lieu de procès-verbal.

Document de 1 à 2 pages par heure de réunion, rédigé au style indirect.

03

Choisissez votre délai de livraison

délais de compte rendu

Nous ajustons nos délais de livraison à vos besoins :

  • 5 à 10 jours ouvrés selon la durée de votre réunion dans un contexte de conseil municipal classique.
  • 72, 48 et 24 heures, ou le soir même, dans un contexte de demande expresse.

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Conseil municipal : Questions fréquentes sur le sujet

Qui rédige le procès-verbal de conseil municipal ?

La rédaction du procès-verbal de conseil municipal incombe au secrétaire de séance désigné en début de réunion par le conseil municipal. Il en sera également le signataire du procès-verbal. Dans les faits, la rédaction est prise en charge par les services de la mairie ou déléguée à un prestataire extérieur spécialisé.

C’est donc le conseil municipal qui est maître de la rédaction des procès-verbaux, la législation le laissant l’entière liberté d’en définir la forme. Cependant, il conviendra de retranscrire l’intégralité des interventions de tous les conseillers municipaux dans le procès-verbal de conseil municipal et de veiller à leur fidélité. Il est donc recommandé d’en confier la rédaction à des rédacteurs expérimentés.

Comment faire un procès-verbal de conseil municipal ?

Pour établir un procès-verbal de conseil municipal, nous vous recommandons de procéder d’une part à l’enregistrement de la séance et de réaliser d’autre part un filage de la réunion.  Il conviendra d’adapter le nombre et la disposition des dictaphones en fonction de la taille de la salle. L’idéal étant de disposer au moins un dictaphone près de l’équipe du maire et un autre proche de l’opposition, les deux groupes se font généralement face. Durant la réunion, vous prendrez en note le nom de chaque intervenant suivi de ses premiers mots. Ainsi, lorsque vous écouterez le fichier audio, il vous sera facile d’attribuer à chacun ses propos. Vous noterez également les heures de début, de fin, celles d’interruption le cas échéant, le résultat des votes, le nom des retardataires ou de ceux qui quittent prématurément la réunion avec l’heure d’arrivée ou de départ. Toutes ses informations forment l’ossature de votre procès-verbal, c’est ce qu’on appelle un filage.

Que doit contenir un procès-verbal de conseil municipal ?

La législation laisse chaque conseil municipal libre de définir la forme que revêt son procès-verbal de séance. En conséquence, nous constatons une grande disparité dans le formalisme des retranscriptions de séances. Pour autant, il convient de rendre compte de chaque intervention avec fidélité. En tout état de cause, le procès-verbal de conseil municipal doit contenir les éléments nécessaires à l’information du public, à celle du préfet chargé du contrôle des décisions prises, voire du juge administratif dans certains cas. Ces informations sont notamment : la date et l’heure de la séance du conseil municipal, le nom du président de séance, du secrétaire de séance, des conseillers présents et représentés par procuration, l’ordre du jour, les affaires présentées, la retranscription des débats, le détail des votes et les délibérations.

redacteurs sur toute la France

Exanote à vos côtés partout en France

Nos rédacteurs sont basés sur tout le territoire et peuvent se déplacer partout en France afin d’être au plus près de vos événements.

Vos PV en anglais, en allemand, en espagnol et en italien

Votre réunion revêt un caractère international ? Nos rédacteurs et traducteurs peuvent rédiger ou traduire votre compte rendu en anglais, en allemand, en espagnol ou en italien.

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