La rédaction d’un procès-verbal de réunion est une obligation légale pour tous les Comités sociaux et économiques (CSE). Le Secrétaire du CSE est tenu de produire un document clair, fidèle aux échanges et exploitable lors de l’approbation en séance suivante. Mais entre le rythme des réunions, la charge administrative et les ressources limitées, de nombreux élus peinent à suivre. Les procès-verbaux en retard s’accumulent, et le Secrétaire est bien souvent contraint de les rédiger en dehors de ses heures de travail.
Externaliser la rédaction est bien sûr la solution, mais encore faut-il pouvoir financer cette prestation. Comment faire lorsque le budget de fonctionnement ne vous permet pas de recourir à des rédacteurs professionnels, comme ceux d’Exanote ?
C’est pour répondre à ces difficultés que VerbIAtim, solution de retranscription IA, a été conçue. Développée par Exanote, VerbIAtim a été pensée pour les CSE à petit budget. Elle permet d’obtenir un compte rendu reprenant les porpos formulés, mot pour mot, au style direct. Ce compte rendu est fiable et livré en 24 heures, sans avoir à mobiliser plusieurs centaines d’euros par réunion.
L’IA, à la rescousse des CSE à petit budget pour fournir des procès-verbaux ?
Les besoins des CSE en matière de rédaction sont lourds et spécifiques. Aussi, la retranscription IA d’un procès-verbal permet d’alléger considérablement la charge du Secrétaire.
Un volume de réunions difficile à gérer
Entre les réunions ordinaires, les réunions extraordinaires, celles de CSSCT et les consultations obligatoires, la cadence imposée aux élus entraîne une accumulation de procès-verbaux. Pour des Secrétaires déjà sursollicités, produire un procès-verbal peut facilement représenter plusieurs heures de travail.
Des budgets de fonctionnement limités
De nombreux CSE souhaitent déléguer la rédaction à un prestataire professionnel, mais n’en ont pas les moyens. Une solution de retranscription IA accessible et fiable devient alors, en principe, un véritable levier d’efficacité. En principe seulement, car il n’est pas forcément aisé de faire la part des différentes offres qui se multiplient sur le Net.
Le besoin de fluidifier le dialogue social
Des procès-verbaux livrés rapidement permettent d’accélérer :
- L’approbation en séance suivante
- La diffusion aux salariés
- Le suivi des décisions et des avis
- La traçabilité des échanges avec la direction
L’enjeu d’un outil IA performant est donc de permettre de suivre ces contraintes sans sacrifier la qualité.
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VerbIAtim : une retranscription IA française spécialement conçue pour les CSE
Contrairement aux outils généralistes, VerbIAtim n’est pas une IA « tout usage ». C’est une technologie développée en France, calibrée pour le langage des réunions et les attentes des CSE.
Face à la concurrence, notamment celle de nombreuses plateformes qui éclosent sans expérience concrète dans la rédaction de procès-verbaux, la conception empirique et la spécialisation de VerbIAtim font toute la différence : reprenant les interventions mot pour mot, au style direct, les comptes rendus obtenus sont cohérents, lisibles et faciles à relire avant approbation.
De plus, VerbIAtim propose un modèle tarifaire transparent :
- 39 € HT/heure d’enregistrement
- Une facturation uniquement au temps d’enregistrement
- Un minimum d’une heure facturé
Ainsi, 1 h 13 de réunion sera, par exemple, facturée 47,45 € HT.
VerbIAtim représente donc la solution idéale pour les CSE dont le budget de fonctionnement ne permet pas de payer une rédaction classique.
Une solution IA simple, rapide et pensée pour les élus
VerbIAtim a aussi été conçue pour être utilisable facilement :
- Le Secrétaire du CSE reçoit un lien sécurisé
- Il dépose son fichier audio ou vidéo (MP3, MP4, WAV, MOV, AVI…)
- La retranscription IA s’exécute automatiquement
- Le Secrétaire du CSE reçoit son procès-verbal sous 24 heures ouvrées, au format Word
Grâce à cette simplicité, les élus peuvent se concentrer sur leur mandat plutôt que sur la rédaction.
Une solution IA sécurisée et souveraine pour les CSE
La sécurité des données est un enjeu essentiel pour les réunions de CSE. VerbIAtim répond à toutes les exigences du RGPD et va même au-delà, grâce à un hébergement 100 % français :
- La plateforme sécurisée est développée et hébergée à Toulouse
- Elle est conforme aux normes ISO 27001, HDS et RGPD
- Les données ne sont jamais stockées hors du territoire français
Cette souveraineté numérique constitue un atout majeur pour les CSE et les collectivités recherchant un outil fiable et conforme.
Des interlocuteurs facilement joignables
Contrairement aux comptes rendus qu’elle propose, l’équipe de VerBIAtim n’est pas générée par l’IA ! 100 % humaine, elle est installée en France et ainsi facilement joignable aux heures de bureau, que ce soit par mail ou au 01 41 90 97 99.
En cela aussi, VerbIAtim se distingue de nombreuses plateformes qui fleurissent sur le Net.
Les limites de la retranscription IA
VerbIAtim vous permettra de gagner beaucoup de temps, mais il vous faudra relire et corriger quelques erreurs pour obtenir l’équivalent d’une rédaction humaine.
L’IA offre les meilleurs résultats quand :
- Les enregistrements sont clairs et de bonne qualité
- Les intervenants s’expriment distinctement et ne se coupent pas la parole
- Les interventions ne se chevauchent pas
Néanmoins, l’IA peut nécessiter :
- De réattribuer certaines interventions
- D’ajuster la syntaxe ou la ponctuation
- De corriger de rares confusions entre des mots phonétiquement proches
L’avantage reste cependant déterminant : le procès-verbal est déjà complètement rédigé, ce qui génère véritablement un gain de temps.
L’atout de VerbIAtim : avoir été conçue par de vrais rédacteurs de procès-verbaux
VerbIAtim n’a pas été développée sur des données génériques, mais en se fondant sur l’expérience et les méthodes rédactionnelles d’Exanote, agence spécialisée dans la rédaction de comptes rendus CSE depuis 2018.
Les atouts des retranscriptions générées par VerbIAtim :
- Un texte lisible reprenant mot pour mot les propos formulés
- Une cohérence proche d’un procès-verbal professionnel
- Une restitution fidèle du déroulé de la réunion
En conclusion…
Grâce à son tarif accessible, son hébergement 100 % français, sa sécurité renforcée et son orientation métier, VerbIAtim permet aux CSE de produire leurs procès-verbaux rapidement, sereinement et à moindre coût.
Afin de permettre aux élus d’en mesurer l’intérêt, la première réunion est offerte.
Dans un contexte où les élus manquent de temps, où les réunions s’enchaînent et où les budgets sont parfois restreints, ce test est sans doute la manière la plus simple d’évaluer la qualité de la retranscription, le gain de temps réel généré, et l’adéquation avec le fonctionnement interne du CSE.
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