Dans les petites communes, la rédaction du procès-verbal de conseil municipal est une obligation légale, mais aussi une véritable charge. Le secrétaire de mairie doit produire un document fidèle et rapidement exploitable.
Or, lorsque le personnel administratif est restreint et que les dossiers s’accumulent, cette tâche devient rapidement chronophage. Externaliser la rédaction est idéal, mais rarement compatible avec le budget d’une petite collectivité.
C’est précisément pour répondre à cette difficulté que VerbIAtim, solution de retranscription IA développée par Exanote, peut devenir un atout majeur : une manière simple et économique d’obtenir un procès-verbal complet, sans mobiliser plusieurs centaines d’euros ni des heures de travail administratif. VerbIAtim reprend mot pour mot les propos formulés lors de vos séances.
L’IA, une aide précieuse
Des réunions régulières, mais des moyens humains limités
Les petites communes tiennent régulièrement des conseils municipaux. Pour un secrétaire de mairie déjà fortement sollicité — et accomplissant parfois ses tâches pour plusieurs communes — produire un procès-verbal peut facilement prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours.
Les conseillers municipaux ne disposent pas non plus d’un temps illimité pour assumer ce travail.
Des budgets municipaux contraints
Confier la rédaction à un prestataire spécialisé, solution la plus confortable, reste souvent hors budget pour ces petites municipalités. Une alternative IA fiable et accessible serait alors bienvenue pour traiter le flux des procès-verbaux à coût réduit.
En effet, un procès-verbal correctement rédigé et livré rapidement faciliterait :
- La validation au conseil municipal suivant
- La transmission en préfecture
- La publication éventuelle sur le site internet ou le panneau d’affichage communal
- La transparence vis-à-vis des administrés
- Le suivi administratif des décisions
L’IA deviendrait ainsi un soutien concret au bon fonctionnement démocratique local.
VerbIAtim : une solution d’IA française adaptée aux réunions institutionnelles
Contrairement aux outils généralistes, VerbIAtim est conçue sur mesure pour la retranscription de réunions formelles : reconnaissance du vocabulaire administratif, attribution des interventions, respect des propos formulés repris mot à mot au style direct.
Son atout est d’atteindre une cohérence et une lisibilité proches d’un travail de rédaction par un professionnel, tout en restant financièrement abordable.
Un tarif clair et accessible
En comparaison avec les tarifs de rédaction classiques, VerbIAtim propose une offre concurrentielle et professionnelle pour les budgets réduits des petites collectivités :
- 39 € HT/heure d’enregistrement
- Facturation au temps réel, avec un minimum d’une heure
Ainsi, une réunion durant 1 h 13 minutes serait facturée 47,45 € HT.
Une utilisation simple et rapide
VerbIAtim est conçue pour être utilisable et accessible facilement :
- Le secrétaire de mairie reçoit un lien sécurisé
- Il dépose l’enregistrement audio ou vidéo (MP3, MP4, WAV, MOV, AVI…)
- VerbIAtim analyse et retranscrit automatiquement
- Le secrétaire de mairie reçoit le procès-verbal sous 24 heures ouvrées, au format Word.
Un outil 100 % souverain et sécurisé
Parce que les données doivent être protégées, VerbIAtim repose sur une infrastructure française, répond à toutes les exigences du RGPD et va même au-delà, grâce à un hébergement 100 % français :
- La plateforme sécurisée est développée et hébergée à Toulouse
- Elle est conforme aux normes ISO 27001, HDS et RGPD
- Les données ne sont jamais stockées hors du territoire français
Cette souveraineté numérique constitue un atout majeur pour les collectivités recherchant un outil fiable et conforme.
Découvrez VerbIAtim
et testez gratuitement la retranscription IA conçue pour les communes.
VerbIAtim, conçue par des experts du compte rendu
VerbIAtim se fonde sur l’expertise rédactionnelle d’Exanote, agence spécialisée dans les comptes rendus institutionnels depuis 2018. En conséquence, les procès-verbaux générés se distinguent par :
- Un texte lisible reprenant les propos formulés mot pour mot, au style direct
- Une cohérence proche d’un compte rendu professionnel
- Une restitution fidèle du déroulé de la réunion
L’IA rédige, mais l’accompagnement reste 100 % humain. Localisée en France, l’équipe de VerbIAtim est facilement joignable aux heures de bureau pour répondre aux questions et accompagner les utilisateurs.
À Lire aussi : Comment rédiger un compte rendu de réunion ?
Les limites de la retranscription par l’IA
Même si VerbIAtim permet de libérer des heures de travail sur la rédaction des procès-verbaux de conseils municipaux, il est souhaitable de relire et de corriger les éventuelles erreurs pour obtenir l’équivalent d’une rédaction humaine.
L’IA offre les meilleurs résultats quand :
- Les enregistrements sont clairs et de bonne qualité
- Les intervenants s’expriment distinctement et ne se coupent pas la parole
- Les interventions ne se chevauchent pas
Pour autant, l’IA peut nécessiter :
- De réattribuer certaines interventions
- D’ajuster la syntaxe ou la ponctuation
- De corriger de rares confusions entre des mots phonétiquement proches
En conclusion…
Grâce à son tarif abordable, son hébergement français, sa sécurité et son orientation institutionnelle, VerbIAtim offre aux petites municipalités une solution fiable pour rédiger leurs procès-verbaux sereinement et sans surcoût.
Tester l’outil en situation réelle est sans doute la manière la plus simple d’évaluer la qualité de la retranscription, le gain de temps réel généré, et l’adéquation avec le fonctionnement interne du conseil municipal.