FAQ

"Parce que.
Cette réponse de celui qui ne sait rien
est aussi la réponse de celui qui sait tout. "
Victor Hugo

Le coût de rédaction d’un compte rendu dépend de plusieurs paramètres :

  • la présence ou non du rédacteur en séance,
  • la durée de la réunion,
  • le délai de remise du document rédigé,
  • le niveau de synthèse souhaité (cf. nos modèles de comptes rendus).

Selon qu’il est demandé une restitution plus ou moins rapide, l’organisation ne sera pas la même et aura un impact sur le prix.

Le type de document peut faire varier de façon substantielle le coût : un compte rendu in extenso nécessite près de 5 à 6 heures de travail par heure de réunion, tandis qu’une synthèse ne nécessite que 2 ou 3 heures. Le temps de rédaction pour une réunion de 3 heures peut ainsi varier de 6 à 18 heures selon le type de document demandé. Et le temps de relecture par l’équipe qualité sera lui aussi plus ou moins long.

C’est donc l’ensemble de ces paramètres qui sont pris en compte lorsque nous établissons un devis et qui justifie les différences de tarification d’une prestation à l’autre.

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Pour une même durée de réunion, une retranscription in extenso sera beaucoup plus longue à produire qu’une synthèse. En règle générale, nous livrons le compte rendu d’une réunion de 2 heures en 5 jours ouvrés. Chaque heure de réunion supplémentaire rallonge le délai de 1,5 jour. Cependant, au-delà de 4 heures de réunion, plusieurs rédacteurs interviennent en parallèle afin de ne jamais dépasser 8 jours de délai de livraison. Cette règle permet au client de toujours disposer du temps nécessaire pour relire le document en interne.

Il arrive parfois, dans des circonstances particulières, que le client ait besoin plus rapidement du document. Dans ce cas, deux rédacteurs travaillent en simultané afin de transmettre le projet de procès-verbal quelques heures après la fin de la réunion.

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Le procès-verbal est avant tout la mémoire de l’instance. L’ensemble des points et des décisions doit y figurer.

Les réunions portant sur des sujets sensibles où chaque échange, voire chaque mot, peut avoir leur importance sont souvent retranscrites dans leur forme complète. Exemples : des négociations au sein d’une entreprise, des débats à teneur politique. Dans ce cas, le client choisit un modèle in extenso, intégral ou condensé.

Dans un contexte plus apaisé, le compte rendu débarrasse le discours des éléments d’oralité non significatifs comme les interjections ou les hésitations. Il en résulte un document facile et agréable à lire. Les modèles du compte rendu classique, de la synthèse ou même du flash info sont bien adaptés.

Notre modèle « compte rendu classique » (6 pages / heure de réunion) est particulièrement apprécié des CSE car il reprend l’ensemble des interventions significatives rédigées avec le souci final d’une lecture agréable.µ

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Pour savoir si un rédacteur doit être présent en réunion, trois questions à se poser

1. Le procès-verbal doit-il nommer chaque intervenant ?
Un rédacteur en séance notera « M. CHARLES sollicite des précisions sur le montant de l’intéressement » alors qu’à distance, il écrira « Un élu sollicite des précisions sur le montant de l’intéressement ». Cependant, si vous ne souhaitez pas qu’un rédacteur soit présent, mais que vous voulez quand même que chaque intervenant soit nommé, il suffit de réaliser un filage et nous l’adresser en même temps que votre enregistrement.
2. Un membre du CSE pourra-t-il se charger d’enregistrer les débats et de nous adresser le fichier audio  ?
Ou le CSE préfèrera-t-il pour qu’un rédacteur prenne en charge tous ces aspects ?
3. Et évidemment, la dernière question est celle du budget.
Déplacer un rédacteur sur place est toujours plus onéreux que de travailler à distance. Vous trouverez ci-après dans la Foire Aux Questions (FAQ) les réponses aux points suivants :
  • Comment enregistrer une réunion  ?
  • Comment transférer les enregistrements  ?
  • Qu’est-ce que le filage d’une réunion  ?
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L’enregistrement d’une réunion est primordial pour la rédaction de son compte rendu… à condition toutefois que la qualité du fichier audio le rende exploitable. Pour cela, nous vous déconseillons d’utiliser votre téléphone portable. Mieux vaut recourir à un matériel adéquat de type dictaphone (mono ou stéréo). Pour moins de 100 euros, vous trouverez dans le commerce, un dictaphone tout à fait convenable pour enregistrer une réunion professionnelle.

Par mesure de sécurité, équipez-vous de deux dictaphones que vous disposerez de façon stratégique dans la pièce. Jamais à proximité d’un projecteur, d’un ordinateur ou d’un téléphone portable.
Par ailleurs, les personnes qui ont tendance à manipuler des feuilles, taper sur leur ordinateur ou qui toussent à proximité du dictaphone génèrent des bruits parasites qui peuvent couvrir les conversations.
Enfin, il faut savoir que les parties adverses ont tendance à s’installer face à face dans une salle de réunion. L’idéal est donc de disposer un dictaphone proche de chacune. Une fois que vous avez placé les dictaphones, avertissez les personnes à proximité pour qu’elles ne soient pas tentées de les manipuler.

Lorsque la réunion est terminée, pensez à sauvegarder immédiatement le fichier audio.

Plateforme Exanote

Par mesure de sécurité, mais aussi en raison du poids des fichiers audio, nous recommandons l’utilisation de notre plateforme accessible depuis le menu « Espace client ». Vous pourrez ainsi déposer vos fichiers sur un espace qui vous sera dédié, sécurisé et hébergé en France. N’hésitez pas à nous réclamer les modalités d’accès.

Espace client

Protocole FTP

Vous pouvez également utiliser un protocole de transfert FTP de type We Transfer.

Réaliser le filage d’une réunion consiste à noter :

  •  les heures de début et de fin de réunion,
  •  les heures de début et de fin des interruptions de séance,
  •  les heures et les noms des arrivées tardives,
  •  les heures et les noms des départs précoces,
  •  le nom de chaque intervenant ainsi que leurs premiers mots, dans l’ordre des prises de parole.

Le filage peut être réalisé par le rédacteur s’il assiste à la réunion, ou par une personne présente si le compte rendu est rédigé à partir d’enregistrement.

EN SAVOIR PLUS

Lorsque le compte rendu s’inscrit dans un cadre légal, il est recommandé de parler de procès-verbal. Ainsi pour une réunion de CSE, nous utilisons le terme de « procès-verbal » (dont l’abréviation est PV) en lieu et place de « compte rendu » du fait de la valeur juridique du vocable et aussi parce que le Code du travail le nomme ainsi.

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