PV de réunion : pourquoi externaliser sa rédaction ?
Pourquoi externaliser la rédaction du PV de réunion ? En premier lieu, parce qu’il s’agit d’une activité extrêmement chronophage. Pour vous donner une idée, une heure de réunion nécessite en moyenne trois ou quatre heures de rédaction. Et c’est sans compter la relecture !
PV de réunion : les trois étapes nécessaires à l’élaboration du procès-verbal
La prise de notes
La prise de notes a lieu pendant la réunion. Elle permet d’identifier les orateurs et d’attribuer les propos aux bonnes personnes. Le rédacteur en profite pour structurer son document et pour identifier les points à développer.
La rédaction
La rédaction du compte rendu s’effectue après la réunion. Le rédacteur s’appuie sur sa prise de notes. Il complète les phrases, travaille le style, s’assure de l’efficacité du document.
Le rédacteur procède également à la mise en page du document à partir du modèle fourni par le client. Il construit une table des matières et vérifie la liste de présence. Il renseigne également les informations spécifiques à la réunion : date, type de séance (ordinaire ou extraordinaire), etc.
La relecture
Lorsque la rédaction est terminée, le document est soumis à relecture. C’est une étape indispensable. En effet, si les rédacteurs professionnels font très peu de fautes de français, ils peuvent malgré tout laisser quelques coquilles. À ce sujet, saviez-vous que les maisons d’édition font parfois appel à deux correcteurs différents ? Cela leur permet de publier des livres qui ne contiennent aucune erreur !
Multiplier la durée de la réunion par trois ou quatre : en moyenne seulement
En moyenne, il faut multiplier par trois ou quatre la durée de la réunion pour obtenir le temps de rédaction. Toutefois, il arrive que ce délai soit dépassé.
C’est notamment le cas lorsque les orateurs sont nombreux. Lors d’un CSE central, par exemple, plusieurs dizaines de personnes participent à la réunion. Si les orateurs n’annoncent pas leur nom au début de chaque intervention, le rédacteur doit bien souvent revenir en arrière dans l’enregistrement. Il effectue alors un travail de comparaison pour trouver à qui appartient la voix.
La productivité est aussi susceptible de diminuer lorsque les échanges sont techniques ou « jargonneux ». Pensez par exemple aux interventions d’experts ou de consultants.
Enfin, cette moyenne de trois ou quatre heures par heure de réunion ne concerne que les rédacteurs expérimentés. Un débutant ou quelqu’un qui n’est pas rédacteur professionnel aura des difficultés à tenir ce rythme !
Les avantages du PV de réunion externalisé
Il y a deux principaux avantages à externaliser la rédaction du PV de réunion :
- un gain de temps : le secrétaire peut utiliser ses heures de délégation comme il l’entend.
- un dialogue social plus serein : en faisant appel à un prestataire, le secrétaire obtient la garantie que le PV sera impartial.
Des heures de délégation utilisées à bon escient
Rappel : le secrétaire a le droit de se faire aider par un prestataire
Si le PV de réunion est de la responsabilité du secrétaire, celui-ci a le droit de se faire aider ! En effet, l’article D2315-27 du Code du travail autorise le recours à un prestataire pour assurer la sténographie ou l’enregistrement des réunions.
Notons au passage que dans ce cas, le prestataire est soumis à la même obligation de discrétion que les membres du Comité.
Grâce au PV de réunion externalisé, le secrétaire n’a plus qu’à relire, amender et signer le document.
Il peut alors se consacrer pleinement à ses fonctions
En externalisant la rédaction du PV de réunion, le secrétaire peut se consacrer pleinement à ses fonctions. Relations avec les salariés, avec l’employeur, mais aussi avec les organismes tiers : inspection et médecine du travail, mutuelle d’entreprise, organismes liés aux activités sociales, etc.
La garantie d’un procès-verbal impartial
Lorsque le secrétaire rédige lui-même le PV de réunion, il risque d’être accusé de partialité. N’oublions pas que le procès-verbal « fait foi » : c’est un document qui a une portée juridique.
Dès lors, il est normal que l’employeur et les autres organisations syndicales en vérifient très soigneusement le contenu.
Un secrétaire qui rédige lui-même le PV de réunion sera confronté à de nombreuses remarques.
- Pourquoi telle formulation ?
- Peut-on corriger ce passage ?
- Ce ne sont pas exactement les paroles que j’ai prononcées.
- Etc.
Que ces remarques soient fondées ou pas, le secrétaire devra bien souvent se plier aux desiderata des autres membres du CSE ou de son employeur, sous peine d’être accusé de partialité.
Dans certains cas, l’approbation du compte-rendu pourra prendre des mois. Dans d’autres, le document sera approuvé rapidement, mais après avoir été vidé de sa substance.
En externalisant le PV de réunion, le secrétaire se prémunit contre toute accusation de parti pris. L’externalisation du PV contribue donc à un dialogue social plus serein.
PV de réunion : un savoir-faire qui ne s’improvise pas
On aurait tort de croire que tout le monde peut écrire. La rédaction des débats est un métier qui ne s’improvise pas.
Les rédacteurs des débats sont généralement titulaires d’un diplôme de niveau Bac+4 ou Bac+5. Ils sont issus d’un cursus universitaire en Lettres ou Sciences humaines, d’une école de journalisme, ou d’un Institut d’études politiques. Familiers des enjeux économiques et sociaux, ils sont capables de s’adapter rapidement à chaque client, quel que soit son secteur d’activité.
En règle générale, un rédacteur expérimenté est capable de rédiger 5 000 mots par jour. Toutefois, ce niveau n’est atteint qu’après plusieurs mois de pratique !
En conclusion…
Pourquoi externaliser votre PV de réunion ? Dans cet article, nous avons apporté plusieurs réponses à cette question.
Premièrement, il s’agit d’une activité très chronophage. Une demi-journée de réunion peut représenter deux jours de rédaction ! Autrement dit, cette activité risque d’engloutir toutes vos heures de délégation, et même davantage.
Deuxièmement, l’externalisation du PV de réunion vous garantit une certaine impartialité. Les secrétaires qui rédigent eux-mêmes les PV de CSE sont souvent sous le feu des critiques, que celles-ci viennent de l’employeur ou des autres organisations syndicales.
Troisièmement, la rédaction du PV est un métier qui ne s’improvise pas. C’est une compétence qui s’acquiert avec la pratique. Chez Exanote, toutes nos rédactrices et rédacteurs se distinguent par leurs qualités littéraires, leur culture générale et leur capacité à respecter les délais.
