Comment rédiger un compte rendu de réunion ?
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Comment rédiger un compte rendu de réunion ?
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Comment rédiger un compte rendu de réunion ?

Quel que soit le domaine d’activité dans lequel vous œuvrez, vous savez que les réunions sont indispensables à la bonne marche de l’entreprise. Si elles prennent du temps, elles se doivent d’être bien préparées en amont (ordre du jour) pour être efficaces. En effet, elles permettent aux collaborateurs d’échanger avec les dirigeants sur divers points et prendre des décisions. Mais, une fois la réunion de travail clôturée, le travail n’est pas terminé : il faut en effet que la personne chargée de la prise de notes sache regrouper les informations, les structurer et rédiger un rapport précis. Ce document sera ensuite diffusé à l’ensemble des participants, alors, comment rédiger un compte rendu de réunion ? Tout ce que vous devez savoir sur le sujet se trouve dans cet article.

Les objectifs d’un compte rendu de réunion

Au cours de la réunion, un ou plusieurs sujets auront été abordés avec pour chacun des solutions à mettre en place et des tâches à effectuer. Pour que le projet discuté prenne forme et que chacun s’emploie à le faire avancer, il est indispensable de procéder à la rédaction d’un compte rendu ou procès-verbal de réunion. Ces comptes rendus ont plusieurs objectifs :

  • Résumer les échanges ayant eu lieu durant la réunion ;
  • Rappeler les sujets abordés, les décisions prises et l’engagement de chacun ;
  • Statuer sur des objectifs stricts ;
  • Faire circuler les informations à l’ensemble de l’entreprise ;
  • Anticiper les prochains sujets et fixer une date de réunion à venir.

Un rapport de réunion doit avant tout être informatif. Le document doit lister précisément les points abordés en réunion, et les décisions actées de façon fidèle et objective. Aucun ajout ni omission n’est toléré, toutefois le but n’est pas de retranscrire les conversations, mais de procéder à un résumé des idées principales. Après la réunion, le document doit être classé dans les archives de la société. Un modèle de compte rendu parfait devra être structuré, clair et concis. Il faut pouvoir distinguer les principaux éléments immédiatement.

Si vous avez d’externaliser la rédaction d’un compte rendu de réunion, Exanote vous propose de vous accompagner dans la rédaction de :

Compte rendu de CSE, IRP, CSSCT et CSEC

Compte rendu pour AG, CA et Comité Directeur

Compte rendu de formation, conférence, séminaire et congrès

Les différentes parties d’un compte rendu de réunion

Un bon compte rendu de réunion se décompose en plusieurs parties. Voici le modèle de base généralement adopté par les salariés en charge de la rédaction et de la diffusion du document :

En tête : fiche d’identité de la réunion

L’en-tête du document se doit d’être une fiche d’identité de la concertation comprenant certaines informations, en fonction du type de réunion ayant eu lieu. Voici un exemple :

  • Le numéro de la réunion ;
  • La date et l’heure et le lieu de la réunion ;
  • La liste nominative des présents et des absents ;
  • L’intitulé de l’instance.

Si les réunions ont lieu à l’extérieur de l’entreprise et comptent des personnes de différents organismes, il est essentiel de lister précisément tous les participants en ajoutant leur entreprise d’appartenance ainsi que le poste qu’ils occupent.

Ordre du jour

L’ordre du jour est une sorte d’introduction au compte rendu de réunion qui détaille précisément l’heure de la tenue de séance ainsi que les différents points abordés durant la réunion comme :

  • Les problématiques débattues ;
  • Les thématiques à valider ;
  • Un résumé nominatif des interventions des invités à la réunion ;
  • Un récapitulatif des objectifs fixés et/ou des résultats obtenus.
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Déroulement de la réunion

L’ordre du jour établi en introduction est alors détaillé dans cette section. Tous les items doivent être repris et traités de façon chronologique pour une compréhension optimale du déroulé de la réunion. Tous les problèmes soulevés, ainsi que les discussions et éventuelles questions, doivent être reportés et détaillés sur le document. Si la réunion est relative à de la gestion de projet par exemple, cette partie doit servir à :

  • Re contextualiser les faits, les objectifs de la tenue de réunions, les difficultés auxquelles sont confrontés les acteurs de l’entreprise prenant part au projet ;
  • Effectuer un rappel des sujets abordés durant la précédente réunion, l’avancée de la situation et les taches planifiées et affectées à chacun des participants ;
  • Rappeler les actions mises en place depuis le démarrage du projet et celles entamées entre la tenue de la dernière séance et celle du jour ;
  • Détailler les problèmes rencontrés, les blocages et faire un point sur les actions qui n’ont pas pu être menées à bien ;
  • Faire un plan d’action précis pour la continuité du projet en impliquant chaque acteur concerné.

Le compte rendu de réunion indique également bien souvent le nom de la ou des personnes en charge du projet, un calendrier pour échelonner les grandes étapes du projet et un rappel de l’objectif final. À la fin de la réunion, on prend généralement des dispositions qu’il faut retranscrire dans les comptes rendus de réunion. Si un vote est mis en place pour statuer sur diverses questions, le document doit reprendre la liste des questions soumises au vote, le nombre de participants et les décisions prises suite au vote. En bref, le compte rendu de réunion est une synthèse objective des faits, des échanges et des actions à mener pour la bonne marche du projet.

Conclusion

La conclusion du rapport reprend donc les décisions prises, le calendrier et la teneur des actions à venir, la liste des personnes en charge de chaque tache ainsi que les détails sur la tenue de la prochaine réunion (date, lieu, heure, etc.). Cette partie doit être signée par le rédacteur et l’organisateur de la réunion (chef de projet ou responsable d’entreprise). Le document est ensuite envoyé à chaque personne concernée ou affiché dans l’entreprise.

Annexes

Parfois, des annexes peuvent être jointes au compte rendu de réunion, mais ce n’est pas une obligation. Si des documents sont ajoutés, ils doivent l’être avec le rôle bien précis de compléter le compte rendu ou de l’illustrer par exemple. Il peut s’agir de rapports, documents budgétaires, analyses et graphiques, images ou documents techniques par exemple. Cette liste de documents à ajouter au compte rendu est non exhaustive et permet d’appuyer les éléments rapportés à l’écrit.

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