CSE et confidentialité : ce qu’il faut savoir

Depuis 2018, les entreprises d’au moins 11 salariés doivent mettre en place un comité social et économique (CSE) au sein de leur structure. Les membres délégués du personnel doivent être consultés pour tout projet ou modification prévus au sein de la société. Le fait d’avoir accès à cette voix consultative induit que certains salariés recueillent des informations confidentielles, plus ou moins sensibles, relatives à l’entreprise. Cependant, cette consultation est obligatoire et l’employeur ne peut s’y soustraire. Alors, comment faire pour respecter la loi tout en protégeant la confidentialité de certaines données ? CSE et confidentialité : ce qu’il faut savoir, c’est le sujet de notre article.

Quelles sont les informations confidentielles ?

Les informations confidentielles doivent être présentées comme telles par le dirigeant d’entreprise. Pour être soumises à l’obligation de discrétion de la part de tous les membres du CSE, elles doivent :

• Présenter un caractère confidentiel de façon objective ou légale. Ce ne sera pas le cas si certaines personnes sont déjà au courant de l’information en question.
• Seuls l’employeur ou la personne qui le représente doivent officiellement déclarer la confidentialité de l’information.

Les membres du CSE ne sont pas soumis au silence si l’information prétendue confidentielle par l’employeur ne l’est pas réellement. Le titre confidentiel doit être évoqué avant l’énoncé de l’information. La confidentialité est nécessaire pour protéger les intérêts légitimes de l’entreprise. Cependant, un certain laps de temps doit être défini avant que l’information ne puisse être divulguée.

La loi et la jurisprudence ne définissent pas réellement ce qu’est une information confidentielle. Toutefois, les informations à caractère nominatif concernant les salariés, les données commerciales sur le fonctionnement de l’entreprise ou celui de la concurrence ainsi que les dossiers d’information avant consultation doivent être protégés. Voici les informations qui doivent rester confidentielles selon la loi :

• Les informations délivrées au titre de l’exercice du droit d’alerte économique du CSE et mentionnées aux articles L.2312-63 à L.2312-69 du Code du travail (C.trav.art.L.2312-67) ;
• Les questions relatives aux procédés de fabrication (C.trav.art.L.2315-3) ;
• Les informations répondant aux critères du secret professionnel des affaires (C.com.art.L.151-1).

Toutefois, il y a certains domaines dans lesquels la notion de discrétion ne peut pas jouer. C’est par exemple le cas pour les procédures de licenciements collectifs. Tout ce qui concerne les emplois ne peut pas non plus rester dans le domaine du confidentiel hormis si la révélation de l’information est sujette à entraver l’action des représentants du personnel.

De même pour les réorganisations de l’entreprise (déménagement, suppression de poste de travail, etc.) : le secret de la part des membres du CSE envers les autres salariés n’est pas obligatoire. L’employeur se doit d’établir de façon pragmatique les éléments revêtant un caractère confidentiel sans abus de sa part. Une demande excessive de silence sur chaque dossier peut conduire à ce que le CSE demande des dommages et intérêts devant le tribunal de grande instance (délit d’entrave).

Quoi qu’il en soit, les thèmes pour lesquels la consultation du comité d’entreprise est requise ne peuvent pas revêtir le sceau de la confidentialité. Voici l’énoncé de l’article L. 2325-5 concernant la confidentialité des informations : « ce texte spécial, qui constitue une exception légale au droit à l’information des salariés à travers leurs représentants, ne permet pas à l’employeur de se prévaloir de la confidentialité de l’ensemble des documents remis dans le cadre d’une procédure d’information-consultation légalement obligatoire, sauf à la priver de sa substance en privant les élus de toute possibilité de toute communication avec les salariés. ».

Les membres du CSE peuvent discuter du caractère confidentiel des informations avec l’employeur, éventuellement de faire lever la confidentialité sur certains thèmes évoqués.

Les règles de confidentialité en matière de PV de réunion

Les membres du CSE ont l’obligation de respecter la confidentialité de certaines informations évoquées lors des réunions avec la direction. Durant un certain laps de temps, les informations sensibles et protégées ne doivent pas être divulguées hormis à l’intérieur de l’instance représentative du personnel. Le contenu du procès-verbal de réunion doit être discuté entre les représentants des salariés et la direction.

Il est coutume de procéder ainsi afin de s’assurer de la qualité du document qui en découlera. C’est au cours de cet échange que seront décidés les règles de confidentialité et les éléments qui figureront au PV de réunion. Bien sûr, la personne chargée de la rédaction du procès-verbal de réunion CSE est également soumise à la confidentialité.

Comment les passages confidentiels sont-ils traités dans un PV de réunion du CSE ?

Si tous les membres d’une entreprise peuvent prendre connaissance à tout moment des sujets évoqués en réunion CSE, certains passages peuvent rester confidentiels si l’employeur ou les membres du comité en font la demande. Nous avons vu plus haut dans cet article qu’il était notamment question de toutes données à caractère nominatif, économique ou commercial. Avant de rédiger le PV de réunion, les membres élus représentants du personnel doivent donner leur accord sur les passages confidentiels évoqués durant la réunion.

Bien sûr, les informations importantes devront être communiquées, mais certains propos peuvent ne pas être reportés sur le procès-verbal. Il faudra alors le signifier au secrétaire-rédacteur du document et lui spécifier les passages confidentiels à ne pas mentionner. Dans certaines entreprises, deux procès-verbaux sont rédigés : un premier document comportant les informations sensibles qui sera archivé après avoir été approuvé par l’ensemble du comité. Et un second, se présentant comme un simple compte rendu de réunion CSE qui sera diffusé à l’ensemble des acteurs de la structure.

Mais la plupart du temps, les membres du comité social et économique s’accordent sur les passages à éliminer du procès-verbal de CSE. Bien que les participants aient pris des notes relatant le contenu global des sujets abordés en réunion, y compris les éléments confidentiels, seuls leurs écrits personnels restent. Les passages confidentiels ne sont pas annotés au document officiel à destination des salariés.