PV de CSE : tout savoir sur la rédaction et la réglementation
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PV de CSE : tout savoir sur la rédaction et la réglementation
Le PV de CSE

PV de CSE : tout savoir sur la rédaction et la réglementation

La rédaction d’un procès-verbal de réunion ne s’improvise pas : c’est un exercice encadré par le Code du travail et la jurisprudence. Exanote partage avec vous les principales figures imposées afin d’être irréprochable.

L’ordre du jour du PV de CSE : comment procéder ?

Avant d’aborder la question de la rédaction du PV de réunion de CSE, il convient de traiter de la question de son ordre du jour. Chaque réunion de CSE fait l’objet d’un ordre du jour. Le président et le secrétaire en sont conjointement les auteurs (art. L2315-29 du Code du travail). Ils signent également tous deux l’ordre du jour (Cour de cassation, chambre sociale du 25 juin 2003, n° 1-12990). En revanche, c’est le président qui communique, généralement en même temps que la convocation.

Une fois établi, l’ordre du jour ne saurait être modifié. Le président le transmet dans les 3 jours avant la tenue de la réunion aux membres du comité, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (art. L2315-30 du Code du travail).

Chaque décision votée en comité doit avoir un lien avec un point clé de l’ordre du jour, sous réserve de manquer de base légale.

Comment rédiger un PV de CSE ?

Responsable de la rédaction du PV, le secrétaire du CSE peut se faire aider pour la rédaction du procès-verbal. Il peut le faire rédiger par un autre membre du CSE ou un  salarié du CSE. L’entreprise peut également mettre à disposition un salarié pour la rédaction du PV. Enfin, le secrétaire du CSE peut faire appel à un prestataire de service pour la rédaction du PV de CSE.

La rédaction se fait sur ses heures de délégation, puisqu’en dehors, point de rétribution ! (Cour de cassation, chambre sociale, 8 mars 1979, n° 77-41308)

«À défaut d’accord, le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur (…)». (art. D2315-26 du Code du travail)

Quelles sont les informations essentielles à faire figurer dans le PV de CSE ?

Le PV contient l’ensemble des sujets discutés, débattus et abordés en séance (résolutions, avis, questions, réponses motivées, votes…). En effet, son rôle premier est de servir d’aide-mémoire à l’instance. Nous vous recommandons donc d’y inscrire : 

  • Le lieu, la date, les heures de début et de fin de la réunion. Mais également celles des interruptions de séance et des pauses repas ;
  • La liste des personnes présentes et leurs fonctions, des absents et des personnes excusées (remplacement d’un titulaire par un suppléant) ;
  • Les noms des personnes arrivées tardivement ou parties de façon anticipée accompagnée de l’heure de l’arrivée ou du départ ;
  • Les éventuelles délibérations doivent préciser le nombre de votants, les résultats du vote. Il faut aussi préciser les modalités du vote (à main levée ou bulletin secret par exemple).

Un procès-verbal doit être rapide à lire, clair et facilement compréhensible. En la matière, rien ne vaut un style simple et des phrases courtes. Évitez les mots trop longs (supérieurs à 5 syllabes) ou peu utilisés. Il est préférable que les phrases ne dépassent pas la quinzaine de mots et que le procès-verbal soit structuré en paragraphe de 3 à 5 phrases.

Comment garantir la neutralité du ton ?

Il est primordial pour un secrétaire de CSE de ne pas être accusé de parti pris lors de la rédaction du procès-verbal. Cela lui évitera bien des griefs et des tergiversations lors de l’approbation.

Or, un élu qui participe à un débat a forcément un avis sur les questions abordées. Ainsi, s’il est en charge de la rédaction du procès-verbal, il lui faudra non seulement rendre compte de son point de vue mais également de ceux des parties adverses. Mais chaque intervention devra être restituée de façon neutre, avec le même point de sorte de ne pas influencer le lecteur.

Par conséquent, le rédacteur doit conserver ce souci de neutralité tout au long de la rédaction. Particulièrement lorsque des sujets tendus sont abordés. Donc, en cas de doute, mieux vaut rester au plus proche des mots prononcés. En cas de litige, le secrétaire pourra alors proposer l’écoute du fichier audio pour prouver sa bonne foi.

Faut-il rédiger un procès-verbal en style direct ou indirect ?

  • La présidente du CSE propose de passer au vote (style indirect).
  • La présidente du CSE : « Peut-on passer au vote ? » (style direct).

Les deux styles demeurent possibles dans un procès-verbal de CSE. Cependant, le style indirect est plus formel et plus adapté à l’exercice. Le style direct quant à lui, peut rapidement faire pièce de théâtre. En revanche, si vous souhaitez reprendre des propos exacts rien ne vous empêche d’insérer quelques passages en style direct. En effet, cela peut avoir du sens pour certains sujets. Et tant pis pour le style ! Car l’objectif reste de conserver la trace des échanges, pas de décrocher une mention.

Rédiger un compte rendu de réunion

À quel temps rédiger le procès-verbal : au passé ou au présent ?

Les procès-verbaux de CSE sont généralement rédigés au présent. En effet, le présent permet une lecture plus vivante. D’autre part, il évite de se poser trop de questions et de s’engager dans l’emploi scabreux de temps improbables. « On nous offrit une augmentation et nous la prîmes ! »

Doit-on nommer l’auteur de chaque intervention ?

Il revient au secrétaire du CSE de décider si le nom des intervenants doit être cité ou pas dans le procès-verbal. Car il n’y a pas d’obligation en la matière. Par conséquent, vous pouvez tout aussi bien écrire le patronyme de chaque intervenant ou le remplacer par « Un élu », « un membre du CSE » ou « La Direction ». En revanche, il est d’usage de nommer les invités lorsqu’ils viennent présenter un sujet.

Faut-il rédiger un procès-verbal de façon in extenso  ?

Parmi les conseils que nous pouvons vous donner pour rédiger un procès-verbal de CSE, celui de la longueur du texte est primordial. Le niveau de synthèse pour un PV constitue la première question à se poser. Mais encore faut-il savoir ce qu’autorise le Code du travail. Alors, selon l’article D2315-26, le PV de CSE doit contenir : « au moins, le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la dernière réunion ».

Le Code du travail laisse le champ libre au secrétaire du CSE. Toutefois, il impose de résumer et donc de reprendre toutes les délibérations et décisions. De ce fait, les digressions sans valeur et qui n’ont rien à voir avec le sujet traité peuvent être mises de côté. Il s’agit par exemple des questions d’ordre logistique, des anecdotes humoristiques, ou d’autres personnelles, etc.

Par conséquent, vous savez qu’il n’est pas utile de procéder à une retranscription « mot à mot ». Et c’est tant mieux, parce que la lecture d’un procès-verbal in extenso s’avère plutôt pénible.

Un cas important : les sujets confidentiels

Si un intervenant aborde un sujet confidentiel, vous pouvez le retranscrire dans le procès-verbal pour en garder la trace.

Cependant, veillez à le supprimer de la version que vous diffuserez aux salariés. Ainsi pour une même réunion, vous produirez deux procès-verbaux : l’un pour conservation, l’autre pour diffusion.

Enfin, et sauf accord d’entreprise ou règlement intérieur, le contenu du procès-verbal relève des prérogatives du secrétaire. Il demeure libre de décider le niveau de synthèse et de nommer ou non les intervenants.

Comment enregistrer un CSE ?

L’article D2315-27 du Code du travail autorise l’enregistrement des débats. L’objectif est de conserver une trace des échanges et d’aider à la rédaction du PV. Par ailleurs, le fait d’enregistrer permet d’adoucir l’atmosphère. En effet, les différentes parties prenantes ont davantage tendance à mesurer leurs propos lorsqu’ils se savent enregistrées. Enfin, l’employeur ne peut s’opposer à l’enregistrement. La direction peut toutefois demandé une suspension de l’enregistrement lors des sujets confidentiels, à condition de ne pas en abuser. Pensez à le faire voter !

Comment gérer les corrections du PV de CSE ?

Les membres du CSE et l’employeur peuvent demander à modifier le PV (Cour de cassation, chambre criminelle, 4 novembre 1983, 82-94.265). Toutefois, le secrétaire du CSE peut ne pas en tenir compte : il peut accepter ou rejeter les demandes de corrections.

Si les membres estiment que la retranscription n’est pas fidèle, ils peuvent contester le PV ou apporter des précisions lors de la réunion suivante. Ces contestations figureront alors dans le procès-verbal de cette seconde réunion.

Quels sont les délais de rédaction et de remise à l’employeur ?

Après la réunion, les intervenants relisent le PV rédigé. Enfin, le secrétaire le remet à l’employeur dans sa version définitive et selon les délais fixés par accord d’entreprise (art. L2315-34 du Code du travail).

À défaut, le secrétaire adresse le PV à l’employeur dans les 15 jours suivant la réunion. Et dans tous les cas, avant la réunion suivante. 

Attention : dans le cas d’un licenciement de plus de 10 personnes sur une période de 30 jours, le délai est de 3 jours. Il peut être de 1 jour dans le cas d’un redressement judiciaire.

Quelles sont les conditions d’approbation du PV de CSE ?

Le PV est approuvé s’il est voté par la majorité des élus titulaires. Le président n’a aucun droit de véto. Après son approbation, il n’est plus possible de le modifier.

Qui signe le PV de CSE ?

Même si la loi ne l’impose pas, la signature du secrétaire est une marque d’engagement vis-à-vis des salariés tandis que celle du président est une marque d’engagement quant au fond.

Les règles des procès-verbaux de CSE

Qui diffuse le PV du CSE ?

Seuls les PV préalablement approuvés peuvent être diffusés. Le secrétaire du CSE peut les afficher ou les diffuser en accord avec le règlement intérieur du CSE (art. L2315-35 du Code du travail). Cependant, cela n’est pas obligatoire. Enfin, la version du PV diffusée aux salariés doit être expurgée des informations jugées confidentielles.

Quelle est la valeur juridique du PV de CSE ?

Les PV constituent la mémoire du CSE (questions posées, décisions prises, règles de gestion votées…). Ils peuvent également être produits en justice, faisant foi des délibérations. Le CSE doit donc conserver les PV de réunion (en l’absence de délai légal) pour attester des engagements de l’employeur.

Le PV de réunion du CSE est un sujet trop crucial et encadré pour ne pas faire l’objet d’une élaboration rigoureuse. Et en pleine connaissance de la réglementation en vigueur. N’hésitez pas à vous rapprocher de spécialiste en cas de doute !

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