Télétravail : organiser la communication du CSE
Les récentes enquêtes d’opinion ont confirmé l’appétence des salariés pour le télétravail. Si la pratique s’installe dans les entreprises, les CSE seront confrontés à un enjeu de taille : celui de la communication. Exanote fait le point sur les différents moyens de garder le contact avec les collaborateurs qui travaillent à domicile.
Le procès-verbal, élément central de la communication entre le CSE et les salariés
Pour garder le contact avec les salariés qui télétravaillent, le CSE doit en premier lieu veiller à la bonne diffusion du procès-verbal des réunions. Pour rappel, la diffusion du PV n’est pas obligatoire. Néanmoins, en pratique, les secrétaires choisissent souvent d’afficher le compte-rendu des séances sur les panneaux réservés aux organisations syndicales. Seule contrainte prévue par le Code du travail : le procès-verbal doit être approuvé avant d’être rendu public (article L 2315-21). Dans les grandes entreprises, le CSE utilise également l’Intranet pour rendre les PV de réunion accessibles aux salariés.
En l’absence d’Intranet, comment diffuser le procès-verbal de réunion ?
En l’absence d’Intranet, le CSE doit trouver un autre moyen de diffuser le compte-rendu de réunion auprès des salariés qui travaillent à distance. Les solutions les plus fréquemment adoptées sont les suivantes :
- la newsletter
- la mise à disposition des procès-verbaux sur le nuage
- la création d’un site Internet pour le CSE
La newsletter
L’envoi d’une lettre d’information mensuelle est un bon moyen de maintenir le contact avec les salariés. Toutefois, il faut savoir que l’utilisation des outils numériques de l’entreprise à des fins d’information syndicale est encadrée par le Code du travail (article L 2142-6). Dans l’idéal, les élus doivent conclure un accord avec l’employeur afin d’établir précisément les modalités d’utilisation de la messagerie professionnelle.
La mise à disposition des PV sur le nuage
Certains CSE ont choisi de mettre à disposition les procès-verbaux de réunion sur un cloud, du type Google drive. La raison est simple : le cloud représente une solution pratique, peu coûteuse, et de surcroît respectueuse de la liberté de choix des salariés : rappelons en effet que rien n’oblige ces derniers à consulter les informations syndicales.
La création d’un site Internet pour le CSE
Dans les grandes entreprises, le CSE a bien souvent son site Internet dédié, sur lequel on trouve les PV des réunions, mais aussi toutes les informations liées aux activités sociales. Néanmoins, cette solution représente un coût : webdesign, développement, hébergement… plusieurs professionnels interviennent sur la mise en ligne d’un site Internet, dont L’AgenCSE, société spécialisée dans la communication des CSE. L’avantage du site Internet, c’est qu’il peut être utilisé à d’autres fins que la seule diffusion des comptes-rendus !
Pour une communication plus efficace, adoptez le relevé de décisions !
Vous envisagez de mettre en place une newsletter pour communiquer avec les salariés ? Pourquoi ne pas en profiter pour adopter le relevé de décisions ? Parfois appelé « flash », ce document se distingue de la synthèse ou du verbatim par son format extrêmement synthétique. En une ou deux pages, il récapitule les principales décisions prises lors de la séance, ainsi que le résultat des votes. Chez Exanote, nous considérons que le relevé de décisions est le document le mieux adapté aux emailings, et de manière générale à la communication.
Les autres outils de communication à disposition du CSE
Les réseaux sociaux : attention à leur usage
Sur le papier, les réseaux sociaux ont tout pour plaire : gratuité, facilité d’utilisation, forte image de marque chez les salariés les plus jeunes… Toutefois, ces plateformes ne vous garantissent pas la parfaite maîtrise de votre communication, et les juridictions françaises ne sont pas toujours compétentes pour régler les éventuels litiges (il faut se référer à la clause attributive de compétence, qui figure dans les conditions générales d’utilisation).
Les outils de sondage pour favoriser l’interactivité
Vous souhaitez proposer une nouvelle activité sociale ? Décider de l’endroit où aura lieu le repas de Noël ? Également très prisés, les outils de sondage vous permettront de maintenir efficacement le contact avec les salariés, car ils impliquent une interaction.
Le plus connu est sans doute Doodle. Gratuit, cet outil contient une fonction qui permet de garantir la confidentialité des réponses : les participants ne peuvent pas savoir qui a voté quoi.
Le CSE peut également utiliser les outils de sondage pour évaluer la satisfaction des collaborateurs à l’égard de ses offres et services. Cependant, si ces outils simplifient grandement la réalisation d’un baromètre, ils ne rédigeront pas les questions à votre place ! Si vous n’êtes pas familier de ce type d’exercice, mieux vaut prendre conseil auprès d’une société spécialisée qui vous aidera à concevoir un questionnaire efficace.
Les applications : le CSE à portée de smartphone
Non, les applications mobiles ne sont pas réservées aux seules start-ups ou entreprises du web ! Désormais, les CSE aussi y ont accès.
Voici un aperçu des fonctionnalités que proposent certaines applications dédiées aux CSE :
- articles de blog
- trombinoscope des élus
- réalisation de sondages
- diffusion des comptes-rendus des réunions
Comment organiser la communication du CSE ?
À présent que nous avons passé en revue les différents outils qui permettent au CSE de rester en contact avec les salariés, intéressons-nous à une autre question : comment organiser la communication ?
Selon nous, il y a deux règles d’or à respecter pour une communication efficace :
- la parcimonie
- la régularité
Communiquer avec parcimonie…
En matière de communication, la modération est synonyme de respect. Personne ne peut contester que nous sommes aujourd’hui tous confrontés à une surcharge informationnelle, également appelée « infobésité ». Les sollicitations que nous recevons sont de plus en plus nombreuses… mais combien d’entre elles nous sont véritablement utiles ? Afin de ne pas tomber dans le travers de la surinformation, le CSE devra veiller à ne pas inonder les salariés de communications en tous genres, sous peine de provoquer un agacement légitime !
… et de façon régulière
Veiller à ne pas surcharger les salariés d’informations ne veut pas dire espacer les moments de communication. Un CSE doit montrer qu’il est présent aux côtés des collaborateurs. Pour cela, la régularité est indispensable. Un bon repère est celui des réunions de l’instance. Celles-ci ont lieu en règle générale tous les mois. Une fois le PV approuvé, le CSE peut créer un « temps fort » de communication. Concrètement, il peut profiter de la diffusion du procès-verbal pour aborder d’autres sujets, liés aux activités sociales par exemple.
La communication du CSE : conclusion
Si le CSE joue un rôle crucial dans la mise en place du télétravail, il ne doit pas négliger l’impact de ce dispositif sur sa communication. Dans cet article, nous avons présenté plusieurs pistes de réflexion qui pourront vous être utiles pour adapter vos pratiques. Outre les outils technologiques (emailings, réseaux sociaux, etc.), c’est aussi la qualité de la communication qui permettra aux élus de maintenir l’intérêt des salariés pour le dialogue social.
Pour accompagner les CSE dans la définition et la mise en œuvre de leur communication, Exanote a créé L’AgenCSE, une structure qui regroupe spécialistes du monde de l’écrit, du graphisme et de la création digitale.
De l’action ponctuelle jusqu’à l’établissement d’une stratégie 360°, L’AgenCSE propose des solutions adaptées aux problématiques des CSE, dans le respect du Code du travail et des valeurs portées par les élus. Vous souhaitez développer ou améliorer votre communication ? Contactez-nous !
