Quel outil de visioconférence pour vos réunions ?
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Quel outil de visioconférence pour vos réunions ?
Ecran d'ordinateur partagé

Quel outil de visioconférence pour vos réunions ?

Vous êtes membre d’une instance et vous souhaitez organiser des réunions à distance. Vous vous demandez donc quel outil de visioconférence utiliser. Exanote fait le point sur les principales alternatives qui existent aujourd’hui sur le marché.

Quel outil de visioconférence pour quels besoins ?

D’abord, vous devez identifier vos besoins. À l’heure actuelle, de nombreux programmes proposent deux versions : la première, gratuite, s’assortit de certaines contraintes. La seconde, payante, est conçue pour répondre au mieux à vos besoins.

Voici les principaux critères à prendre en compte pour bien faire votre choix.

Nombre de participants

Premier critère à prendre en considération : le nombre de participants. Dans un CSE, le nombre d’élus titulaires dépend de l’effectif de l’entreprise :

  • 11 à 24 salariés : 1 titulaire
  • 25 à 49 salariés : 2 titulaires
  • 50 à 74 salariés : 4 titulaires
  • 75 à 99 salariés : 5 titulaires
  • etc.

Gardez à l’esprit qu’avec un outil de visioconférence gratuit, le nombre de participants sera bien souvent limité.

Durée des réunions

Second critère à intégrer à votre réflexion : la durée des réunions. Dans les petites entreprises, les ordres du jour sont parfois très concis. À l’inverse, dans les grandes, les réunions peuvent durer une journée complète. 

Là encore, certaines solutions gratuites vous contraindront à limiter la durée de vos réunions. 

Politique informatique

Le troisième critère est celui de la politique informatique. En tant que salariés, les élus disposent-ils d’un ordinateur portable ? Si c’est le cas, l’employeur les autorise-t-il à installer de nouveaux programmes ? À l’inverse, faut-il faire appel au service informatique pour installer la moindre extension ? Si tel est le cas, vous devrez réfléchir avec votre employeur une la solution qui prenne en compte la politique informatique de votre entreprise. 

La vie de votre entreprise

Enfin, vous devez vous demander si la visioconférence sera utilisée en dehors des réunions CSE ou CSSCT. Dans votre entreprise, les réunions de service sont-elles fréquentes ? Le télétravail se développe-t-il ? Autrement dit, votre employeur a-t-il intérêt à souscrire à un outil de visioconférence complet et performant ? 

Si votre entreprise souhaite faire de la visioconférence un moyen de communication à part entière, une solution payante sera sans doute la plus pertinente. 

Quel outil de visioconférence : focus sur les principaux acteurs

Ici, nous vous présentons plusieurs outils parmi les plus plébiscités.

Les solutions avancées

Impossible de parler d’outils de visioconférence sans citer Cisco WebEx et Microsoft Teams. En effet, ces deux programmes sont ceux que l’on retrouve le plus souvent chez les entreprises qui utilisent la visioconférence. 

Cisco WebEx

Outil de visioconférence Cisco WebEx

Cisco WebEx propose trois solutions : Meetings, Teams et Calling. Dédié la visioconférence, Meetings offre toutes les fonctionnalités que l’on attend d’un outil performant : programmation de réunions, partage d’écran, enregistrement, etc. 

L’offre tarifaire se décline sous la forme d’un abonnement mensuel, dont le coût est fonction du nombre de participants, des capacités de stockage, du nombre d’organisateurs (c’est-à-dire les personnes habilitées à programmer une réunion). 

En version gratuite, les réunions sont limitées à 50 minutes.

Microsoft Teams

Outil de visioconférence Microsoft Teams

Autre poids lourd du marché, Microsoft Teams propose également un grand nombre de fonctionnalités. Comme pour WebEx, l’offre tarifaire repose sur un système d’abonnement mensuel, adossé à la suite Microsoft 365. Cependant, seule la formule la plus coûteuse permet d’enregistrer les réunions (via l’application Microsoft Streams).

La version gratuite de Microsoft Teams offre déjà de nombreux atouts, tels que le partage de fichiers ou le partage d’écran. Contrairement à WebEx, la durée de réunion n’est pas limitée. 

Les solutions gratuites

Parce que faciles à utiliser, les solutions gratuites constituent une bonne alternative aux outils de visioconférence les plus reconnus. Nous avons choisi de concentrer notre attention sur trois d’entre elles : Skype, Zoom et Google Meet. 

Skype

Le temps où Skype n’était qu’un outil destiné aux conversations familiales est révolu ! Désormais, ce logiciel – propriété de Microsoft – propose également des réunions de groupe. Mieux : il suffit qu’un seul des participants ait installé l’application pour inviter les autres à le rejoindre. Les participants doivent simplement télécharger un plugin pour suivre la réunion avec leur navigateur Internet.

Notons que Skype permet également l’enregistrement audio et vidéo. 

Zoom

Au cours des derniers mois, la plateforme Zoom a enregistré une explosion du nombre de ses utilisateurs. Cet outil offre la possibilité d’accueillir 100 participants, contre 50 pour Skype. Mais il impose une durée de réunion limitée : 40 minutes en version gratuite. 

Google Meet

Enfin, la solution Google Meet sera plébiscitée par ceux qui sont déjà familiers des autres applications Google. Néanmoins, cet outil plafonne la durée des réunions à 60 minutes en version gratuite.

Quel outil de visioconférence choisir ? En conclusion…

En définitive, il existe aujourd’hui de nombreux outils de visioconférence. Tous sont performants et adaptés au monde de l’entreprise. Bien sûr, un outil payant offrira de nombreuses options et de fonctionnalités. Néanmoins, pour une utilisation basique, les solutions gratuites seront certainement suffisantes. Pour bien choisir, posez-vous les questions suivantes : combien de personnes assistent généralement à vos réunions ? Combien de temps celles-ci durent-elles ? La visioconférence est-elle un dispositif que vous utiliserez en dehors du dialogue social ?

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