Réunions CSE et CSSCT en visioconférence : mode d’emploi

La crise sanitaire liée au Coronavirus a démontré que le télétravail était possible dans un grand nombre de professions. Mais elle a aussi obligé les instances représentatives du personnel à s’adapter en organisant leurs réunions en visioconférence. Exanote fait le point sur la réglementation en vigueur et sur les bonnes pratiques à adopter pour l’avenir. 

Réunions en visioconférence : ce que dit la loi

Au début de l’état d’urgence, le gouvernement a autorisé les instances à se réunir par visioconférence autant qu’elles le souhaitent. Seule condition : les élus doivent en avoir été informés par l’employeur (article 6 de l’ordonnance 2020-389 du 1er avril 2020).

En dehors de la période d’état d’urgence, c’est l’article L 2315-4 du Code du travail qui s’applique. Ce texte autorise les CSE (et, par extension, les CSSCT) à se réunir en visioconférence. Toutefois, en l’absence d’un accord spécifique entre l’employeur et les élus, seules trois réunions à distance peuvent avoir lieu au cours d’une année civile. Pour organiser davantage de réunions à distance, CSE et CSSCT doivent conclure un accord avec l’employeur.

Moyens techniques

Là encore, il convient de distinguer période d’état d’urgence sanitaire et période normale. 

En temps normal, c’est l’article D 2315-1 qui définit le dispositif technique à mettre en œuvre. Ce texte impose « la retransmission continue et simultanée du son et de l’image » afin de garantir l’identification et la participation effective des membres de l’instance. Autrement dit, les réunions doivent obligatoirement se dérouler en visioconférence. La simple conférence téléphonique n’est pas admise. 

Pour toute la période d’état d’urgence, le gouvernement accorde davantage de flexibilité. Dans les cas où la visioconférence n’est pas possible, il autorise les instances à se réunir par conférence téléphonique, voire par messagerie instantanée (article 6 de l’ordonnance n° 2020-389). 

Délai de convocation

Que la réunion ait lieu en présentiel ou à distance, le même délai de convocation s’applique. L’article L 2315-30 du Code du travail impose au Président d’adresser une convocation et un ordre du jour au moins trois jours avant la tenue de la réunion. 

Ce délai peut malgré tout être raccourci à deux jours si la réunion porte sur les conséquences économiques, financières et sociales de l’épidémie (article 9 de l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 modifié par ordonnance n° 2020-507 du 2 mai 2020).

Réunions en visioconférence : bien les préparer

Si les outils technologiques sont aujourd’hui suffisamment performants pour garantir des échanges fluides, une réunion à distance ne s’improvise pas. Secrétaire et Président de l’instance doivent travailler de concert pour que la réunion se déroule dans les meilleures conditions. 

Voici les quelques points d’attention que nous considérons essentiels :

En amont de la réunion

• Communiquer les documents de travail aux membres de l’instance
• Recueillir les éventuelles questions pour les traiter en séance
• Adresser les informations de connexion aux participants

Le jour de la réunion 

• Respecter les horaires (début, fin et passage des invités)
• Distribuer le temps de parole
• Prévoir des pauses/interruptions de séance
• Partager l’écran si des supports sont présentés

Élus et participants peuvent aussi contribuer au bon déroulement de la réunion en vérifiant au préalable le bon fonctionnement de leur matériel (webcam, micro). On recommande également que chacun vérifie et corrige, le cas échéant, le nom qui s’affiche sous son image. Il arrive en effet que les applications de visioconférence affichent un identifiant sibyllin qui ne permet pas d’identifier la personne qui prend la parole. 

Enfin, chaque participant veillera à s’installer dans un endroit calme et s’efforcera de respecter la parole de chacun. L’usage est que chacun coupe son microphone lorsqu’il n’intervient pas afin de préserver la qualité des échanges.

Comment ne pas perdre de temps lors de l’appel des présents et des votes?

Si vos instances comptent de nombreux élus, l’appel peut prendre un certain temps et s’avérer fastidieux. Il en va de même pour les votes. Ces étapes peuvent rallonger considérablement la réunion. Certaines applications de visioconférence proposent une option illustrant une main levée. Sinon, il est possible de projeter un document mis en partage sur un espace commun, sur lequel chacun vient inscrire sa présence ou son vote. Quelle que soit la méthode utilisée, elle demande d’être anticipée pour ne pas perdre de temps le moment venu.

Réunions en visioconférence : le procès-verbal

Bien que réalisée en visioconférence, une réunion de CSE ou de CSSCT n’en demeure pas moins officielle. Elle devra donc donner lieu à un compte-rendu au même titre qu’une séance traditionnelle. 

En la matière, les outils informatiques dédiés à la visioconférence présentent un avantage de taille : ils permettent l’enregistrement audio et vidéo de la réunion. Outre les débats, ce sont aussi les documents présentés en séance (type PowerPoint), voire les noms des intervenants qui peuvent être enregistrés et être ensuite utilisés pour la rédaction du procès-verbal. 

Si l’outil utilisé est suffisamment performant, les prises de parole seront parfaitement audibles — à condition que les participants pensent bien à fermer leur microphone lorsqu’ils n’interviennent pas. Peut-être même davantage que dans le cas d’une séance en présentiel enregistrée au moyen d’un dictaphone  ! 

La visioconférence peut également être d’une aide précieuse lorsque les débats portent sur des documents présentés en séance (rapports de consultants, d’experts, ou encore bilan des dépenses de santé). 

En définitive, la visioconférence n’altérera en rien la qualité des comptes-rendus rédigés par les rédactrices et rédacteurs d’Exanote. Nos délais de livraison, eux aussi, restent inchangés !

Conclusion

La crise sanitaire a pris tout le monde par surprise, y compris les instances représentatives du personnel. Mais elle a également permis aux élus et aux employeurs de jeter les bases d’un dialogue social à distance. Les réunions en visioconférence s’installeront-elles durablement parmi les pratiques des CSE et CSSCT ? Quelle que soit la réponse à cette question, vous pourrez toujours compter sur Exanote pour vous accompagner dans la rédaction de vos procès-verbaux.