Créer un modèle de compte rendu de CSE
Glanez ici quelques conseils concrets et faciles à appliquer pour un modèle de compte rendu de CSE efficace.
Bâtir le modèle de votre compte rendu de CSE
Vous venez d’être élu secrétaire du Comité Social et Économique de votre entreprise et vous vous posez quelques questions. Notamment sur la rédaction du procès-verbal. Quelles sont les mentions obligatoires ? Comment produire un PV agréable à lire ? Comment gagner du temps ?
En tant que secrétaire du CSE, la première chose à effectuer est bâtir un modèle de compte rendu qui vous servira tout au long de votre mandat.
Quelles sont les mentions à ne pas oublier ? Il est d’usage de mentionner la date et le lieu de la réunion. Les heures sont également à noter : l’heure de début et de fin, ainsi que celles des suspensions de séance.
Il convient également de préciser s’il s’agit d’une réunion ordinaire ou extraordinaire. Idéalement dans le titre.
Dans le pied de page, en plus de la pagination, vous pouvez rajouter le nom de la réunion et la date. Vous pourrez par exemple les laisser en rouge dans le modèle pour ne pas oublier de la mettre à jour. Si vous êtes à l’aise avec Word, vous pouvez aussi introduire un champ « date » qui se mettra à jour automatiquement.
Liste des présents
Sur la première page de votre trame, prenez quelques minutes pour saisir une bonne fois pour toute la liste de tous les élus titulaires et suppléants. Si possible par ordre alphabétique pour éviter de froisser les susceptibilités. Cette liste vous servira par la suite de base pour mettre à jour les présents de chaque réunion. Mais aussi les excusés et les absents. C’est le genre de chose que l’on prévoit toujours de faire pour la prochaine fois et que faute de temps, on ne fait jamais.
N’oubliez pas de conserver un espace pour les éventuels invités et leur fonction ainsi que pour les représentants de la direction.
Faut-il un bloc signature ?
Vous pouvez également prévoir un emplacement en fin de PV pour la signature du président et du secrétaire. Mais ce n’est pas obligatoire. Contrairement à l’ordre du jour, le procès-verbal ne requiert aucune signature. Cependant, en tant que marque d’engagement, la signature donne plus de poids à votre PV.
Soignez la mise en page : faire preuve de sérieux ne veut pas dire être barbant.
Vous aurez beau faire, un PV ne déclenchera jamais l’enthousiasme des foules. En revanche, vous pouvez faciliter sa lecture. La mise en page doit permettre d’identifier rapidement la structure du document : l’ordre du jour, les prises de paroles et les résultats des votes doivent se détacher. N’hésitez pas à travailler votre présentation et à utiliser de la couleur le cas échéant.
Une police qui facilite la lecture
Si votre PV a vocation à être lu sur papier, préférez une police de caractère avec empattement, une « anglaise », comme Times New Roman ou Garamond. En revanche, si la diffusion se fait par mail optez pour une police sans empattement telle que Helvetica, Arial ou Calibri, dont la lecture est plus facile à l’écran.
