Vous avez dit sténographe ou sténotypiste ?

Sténographe ou sténotypiste ou encore dactylo. Lorsqu’on recherche un prestataire pour rédiger des comptes rendus, on croise des termes qui évoquent les années 70.  Les rassurants brushings et de jupes en tergal. Il n’en reste pas moins, qu’au moment de décrocher son téléphone, on aimerait en savoir un peu plus. Surtout avant de demander un devis.

Il était une fois, le sténographe…

En matière de rédaction de procès-verbaux, il est commun de parler de « sténographe ». Comme souvent cité dans les textes légaux. Pourtant, la sténographie est une écriture sibylline constituée de lignes, de courbe et de croches. Vous l’avez sûrement déjà vu sur le bureau d’une assistante de direction. Du moins, pour les plus anciens d’entre vous (je l’ai vu deux fois et je suis née en 1969  !). Il s’agit d’une technique de prise de notes basée sur des signes abrégés et codifiés. Son atout est d’être plus rapide que l’écriture conventionnelle.

Les premières traces de sténographie remontent à l’antiquité. Mais c’est au cours du XIXe siècle que la pratique s’est professionnalisée. Plusieurs méthodes ont été mises au point. En France, il s’agit principalement des méthodes Duployé (1860) et Prévost-Delaunay (1878). À cette époque, les techniques d’enregistrement n’étaient pas encore répandues. Or, il fallait être capable de fixer les discours et les débats sur l’instant.

Puis, vinrent les dactylos

Parce qu’elle est illisible par les non-initiés, la sténographie nécessitait d’être retranscrite. Ainsi, le sténographe transmettait ses notes à un dactylographe. Celui-ci les interprétait et les dactylographiait, c’est-à-dire qu’il les retranscrivait à l’aide d’une machine à écrire. S’il s’agissait de la même personne, nous parlions alors de « sténo-dactylo ». Certaines entreprises possédaient des services entiers de dactylographie, appelés « pool dactylo ». On imagine très bien le cliquetis des claviers et les « zip-cring » des retours chariot.

Championnes !

La dactylographie s’inscrivant dans une quête de rapidité, elle a très vite donné lieu à des concours de vitesse. Source d’inspiration du film « Populaire ». Aujourd’hui encore, Intersteno, la fédération internationale de dactylographie organise des championnats tous les deux ans. Ils se déroulent dorénavant à l’aide d’ordinateur et par internet. Avant de vous y inscrire, vous pouvez tester votre vélocité sur le site TAKI. Allez, je vous donne un conseil : avant de vous lancer, placez vos deux index sur les touches F et J (c’est un peu la position garde-à-vous du secrétaire) et votre annulaire sur la touche shift. Je dis cela et en même temps, je n’ai jamais dépassé les 260 caractères à la minute.

Le record du monde est détenu à ce jour, par la Tchèque Helena Matouskova et ses 821 caractères à la minute. La vitesse de frappe sur clavier est exprimée en caractères ou en mot/minute. En français, la moyenne des mots est de 5 caractères.

La sténotypie, jamais égalée

Et sténotypiste, alors  ? Car autant les sténodactylos sont en voie d’extinction, autant la sténotypie existe toujours…

Dès le début du XXe siècle, sont apparus de petits claviers convexes de 21 touches qui éditent les signes de la sténographie sur un rouleau de papier. Appelées sténotypes, ces drôles de machines qui permettaient d’améliorer la vitesse de prise de notes sont toujours fabriquées (en France  !) et encore utilisées. La seule différence, c’est qu’elles comprennent désormais un logiciel de retranscription ne nécessitant plus l’interprétation du rouleau de papier.

Les sténotypistes interviennent dans des assemblées parlementaires ou lorsqu’une retranscription simultanée est nécessaire. Par exemple, dans le cadre du sous-titrage en direct d’une émission ou d’un discours. Au Québec, un sténotypiste peut exercer en tant qu’officier de justice.

Si cette méthode n’a pas disparu, c’est qu’elle est la seule capable de retranscrire la parole en temps réel. Le nombre de mots prononcés à la minute peut varier d’une personne à l’autre. Cependant, le débit moyen lors d’un débat se situe autour de 200 mots à la minute. Un professionnel de la frappe sur traitement texte saisira entre 50 et 70 mots à la minute. Un sténotypiste expérimenté pourra en saisir jusqu’à 230. Et si les logiciels de transcription automatique font sans cesse des avancées, pour l’heure, ils génèrent encore beaucoup d’erreurs, notamment lorsqu’il y a plusieurs intervenants. Par conséquent, la sténotypie demeure la seule solution permettant de retranscrire du mot à mot en temps réel.

Pourquoi n’utilise-t-on pas de sténotypie en réunion de CSE ?

La sténotypie est une méthode qui permet de saisir une allocution in extenso en temps réel. Ce type de prestation requiert des compétences et du matériel spécifiques qui ont un coût.

Or, la restitution immédiate n’est pas une nécessité pour les secrétaires de CSE qui disposent de 15 jours pour remettre leur procès-verbal à la direction (sauf conditions particulières : art 2315-25 du Code du travail).

Par ailleurs, si certains comités souhaitent des procès-verbaux in extenso, la plupart préfèrent des comptes rendus plus synthétiques, expurgés des scories de l’oral et des digressions. Ce travail de synthèse qui consiste à évaluer chaque information. Mais aussi à choisir les bons verbes pour restituer le ton des échanges, à gommer les tics de langage et les fautes liées à l’oral. Ce travail ne peut pas être réalisé dans l’instant.

Pour rédiger un procès-verbal de CSE, le plus pertinent est de faire appel à des rédacteurs de débats.

Chez Exanote, nos rédacteurs rédigent sur Word. En séance, ils prennent des notes et réalisent un enregistrement qui leur permettra de finaliser le procès-verbal après la réunion. Il nous arrive également de travailler à distance, à partir des enregistrements que nos clients nous transfèrent à l’issue de leur réunion. Selon le niveau de synthèse attendu, une heure de débat peut prendre de 4 à 6 heures de travail. Ni sténo, ni dactylo, nous sommes tout simplement des rédacteurs de débats.