Externaliser la rédaction des PV de CSE : que dit la loi ?
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Externaliser la rédaction des PV de CSE : que dit la loi ?

Externaliser la rédaction des PV de CSE : que dit la loi ?

Tout d’abord, pour la rédaction des PV de CSE, sachez que le Code du travail vous autorise à recourir à un prestataire externe comme Exanote. C’est une bonne nouvelle ! Parce que vous n’avez été pas élu(e) pour gratter du papier, sacrifier vos heures de délégation. Ou pire votre temps personnel, comme malheureusement, cela est souvent le cas.

Votre employeur ne peut pas s’opposer à ce que vous ayez recours à un prestataire pour la rédaction des PV de CSE. Mieux encore, s’il est à l’initiative de cette intervention, c’est à lui d’en supporter le coût. Dans le cas contraire, le CSE doit utiliser son budget de fonctionnement et non pas celui dédié aux œuvres sociales, cela va sans dire. Le recours à un prestataire pour la rédaction des PV de CSE est non seulement légal, mais est recommandé.

Le secrétaire de CSE qui confie la rédaction de ses PV n’en reste pas moins responsable. Par conséquent, le choix d’un prestataire de qualité est impératif. C’est pourquoi, n’hésitez pas à demander un galop d’essai avant de vous engager. D’autre part, privilégiez les sociétés qui vous proposent des rédacteurs attitrés. Dans tous les cas, il faudra relire attentivement le document avant de l’envoyer à l’employeur. Et même si la loi n’exige pas de signature, nous conseillons aux secrétaires de signer leurs procès-verbaux afin d’affirmer leur rôle. La signature du président permet également de marquer son engagement.

Devez-vous autoriser le rédacteur à enregistrer les débats ?

Non seulement cela est autorisé par le Code du travail, mais nous vous recommandons vivement d’enregistrer les échanges. En effet, pour finaliser le compte rendu après la réunion, le rédacteur a besoin de réécouter les échanges. Normalement, il doit vous restituer le fichier audio en même temps que son document. Dans le cas contraire, n’oubliez pas de le lui réclamer. Ainsi vous bénéficiez d’un support utile pour vérifier a posteriori ce qui a été dit réellement. 

Autre avantage non négligeable : la présence d’un dictaphone permet souvent d’adoucir les intervenants qui ont tendance à s’enflammer. Le dictaphone préféré d’Exanote est le Zoom H2n.

Peut-il tout enregistrer lors de la réunion de CSE  ?

Attention ! Si des sujets jugés confidentiels sont abordés, votre employeur peut demander la suspension de l’enregistrement. Mais celui-ci ne doit évidemment pas abuser de ce droit. Le rédacteur externe est soumis aux mêmes exigences de discrétion que les membres du CSE.

Mais que dit le Code du travail ?

L’une ou l’autre des deux solutions sont autorisées par le Code du travail. Il est tout à fait possible d’enregistrer une réunion de CSE. Votre employeur ne peut pas s’y opposer. En revanche, il peut demander à suspendre l’enregistrement si des questions confidentielles sont abordées. Pour autant, ces mêmes points confidentiels peuvent être retranscrits dans le procès-verbal, à condition de les retirer au moment de sa diffusion aux salariés.
Dans tous les cas, un prestataire doit observer les mêmes règles de discrétion que les membres du CSE. Chez Exanote, l’ensemble des collaborateurs s’engagent en signant la charte de neutralité et de confidentialité.
 

En bref,

  • La présence d’un rédacteur en réunion de CSE est une prestation très confortable pour le client avec une prise en main complète du PV de la part d’Exanote,
  • La rédaction à distance est plus économique, mais nécessite de procéder à l’enregistrement, à une prise de notes minimale (présence, heures, etc.) et au transfert de l’enregistrement chez Exanote.

Consultez le Code du travail : article L 2325-34 et L 2325-35 

Rédacteur en séance ou enregistrement des réunions CSE ?

Un rédacteur en réunion : un atout confortable

La présence d’un rédacteur en réunion de CSE est la solution la plus confortable. Vous pouvez vous reposer sur lui pour mettre en place l’enregistrement des réunions de CSE, noter la liste des présents, les heures de début et de fin, ainsi que celles des éventuelles interruptions. Et si vous souhaitez que le nom de chaque intervenant apparaisse dans le procès-verbal, le rédacteur les note au fil de la réunion. Il rédige le compte rendu à l’issue de la réunion et vous le transmet quelques jours après.

Une autre solution : l’enregistrement des réunions de CSE

La rédaction à distance permet de s’affranchir des frais de déplacement du rédacteur, mais également de tous les aspects logistiques de sa venue. Aucune planification au préalable n’est nécessaire. Il vous suffit de nous transférer le fichier audio après votre réunion de CSE, ainsi que les heures de début et de fin, la liste des présents et excusés, l’ordre du jour et les éventuels documents présentés. Vous recevez quelques jours plus tard, votre procès-verbal parfaitement rédigé.

L’ensemble des rédacteurs Exanote se sont engagés en signant la charte de neutralité et confidentialité. Expérimentés, ils s’adaptent à tous les contextes et restituent dans les délais des procès-verbaux clairs et parfaitement rédigés. Contactez-nous pour plus d’informations !

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